Отримуйте інформацію лише з офіційних джерел
Єдиний Контакт-центр судової влади України 044 207-35-46
Про організацію та стан обліково-статистичної роботи
в ТУ ДСА та місцевих судах Херсонської області
за 6 місяців 2011 року та заходи щодо її покращання
Відповідно до Положення про територіальні управління Державної судової адміністрації України, затвердженого наказом Державної судової адміністрації України від 05 квітня 2011 року № 82, плану роботи ТУ ДСА України в Херсонській області на 2 півріччя 2011 року, інших розпорядчих документів, ТУ ДСА України в Херсонській області вжито ряд організаційних та практичних заходів, спрямованих на покращання стану обліково-статистичної роботи, інформаційно-технічного забезпечення місцевих судів області.
За результатами здійснення судочинства протягом 2010 року проаналізовано організацію та стан обліково-статистичної роботи в судах, аналітичні довідки направлені до ДСА України та місцевих судів для вжиття заходів щодо покращання роботи у цьому напрямку.
У березні поточного року на засіданні колегії ТУ ДСА обговорений аналіз стану обліково-статистичної роботи в Державній судовій адміністрації України та загальних судах у 2010 році, підготовлений ДСА України, та розглянуто питання про організацію та стан обліково-статистичної роботи в ТУ ДСА та місцевих судах області за 12 місяців 2010 року, запропоновані заходи щодо її удосконалення.
До ДСА України, апеляційного суду Херсонської області та місцевих судів області направлені збірники статистичних даних про стан здійснення правосуддя місцевими загальними судами Херсонської області за 12 місяців 2010 року.
Відповідно до плану роботи ТУ ДСА в Херсонській області проведені комплексні вивчення організації роботи Іванівського, Генічеського місцевих судів області, під час яких основна увага приділялась вивченню питань оформлення та ведення Номенклатури справ суду, реєстрації та обліку судових справ і матеріалів, заповненню документів первинного обліку, організації обліково-статистичної роботи, контролю за веденням архівної справи суду, повноти та вчасності щодо розміщення судових рішень у Єдиному державному реєстрі.
Під час перевірок спеціалістами управління надавались роз’яснення працівникам апаратів судів по всім питанням, які викликають труднощі у роботі.
Результати перевірок були розглянуті на оперативних нарадах при керівництві ТУ ДСА. Копії доповідних записок за результатами проведених вивчень направлялися в суди для обговорення та усунення встановлених недоліків. Інформацію про прийняття відповідних заходів, спрямованих на покращання стану обліково-статистичної роботи та усунення недоліків та порушень, суди надсилали до територіального управління.
ТУ ДСА тісно взаємодіє з питань судової статистики з правоохоронними органами, державними установами, навчальними закладами. В поточному році, відповідно до офіційних запитів було підготовлено та надано 20 витягів зі статистичних звітів.
Працівники сектору організаційного забезпечення діяльності судів ТУ ДСА брали участь у підготовці бюджетного запиту на 2012 рік: до розрахункових таблиць вносилися дані статистичної звітності судів.
З метою вдосконалення обліково-статистичної роботи, підвищення професійного рівня співробітників судів, які відповідають за складання статистичних звітів, 22 червня 2011 року організовані та проведені семінарські заняття зі співробітниками апаратів місцевих судів, відповідальними за складання та подання звітності. Основна увага приділялася висвітленню питань, що виникають при складанні звітів та вивченню положень Інструкції щодо заповнення і подання звітів про розгляд апеляційними та місцевими судами судових справ і матеріалів, затвердженої наказом ДСА України від 05.06.2006 № 55 (зі змінами від25.05.2011), Інструкції щодо заповнення картки на особу, стосовно якої судом розглянуто кримінальну справу, затвердженої наказом ДСА України від 18.03.2004 (зі змінами від 22.08.2007). Також розглядалися питання ведення з діловодства в місцевому загальному суді, затвердженої наказом ДСА України від 27.06.2006 № 68 (зі змінами від 26.09.2007). Обговорювались проблемні питання, які виникають при складанні звітів, вирішувались спірні моменти, обмінювались досвідом та напрацьованою практикою.
Результати роботи керівників апаратів місцевих судів з питання організації первинного обліку судових матеріалів та обліково-статистичної роботи в суді заслуховувались на нарадах при керівництві ТУ ДСА. Під час нарад вивчалися проблеми в організації діяльності конкретного суду, пропонувалися конкретні заходи щодо їх вирішення, здійснювався обмін досвідом роботи.
У зв’язку із затвердженням Вищим адміністративним судом України нового класифікатора справ, що розглядаються у порядку КАС України, ТУ ДСА були надіслані до місцевих судів області методичні роз’яснення щодо застосування Класифікатора категорій адміністративних справ, який затверджений рішенням Ради суддів адміністративних судів України від 26.11.2010 №93, також направлені методичні рекомендації щодо правильного перенесення залишку нерозглянутих справ зі звіту за 12 місяців 2010 року до звіту за 6 місяців 2011 року відповідно до запроваджених категорій.
Для складання достовірних звітів за формами 6-9, які формуються автоматично, ТУ ДСА здійснюється постійний контроль за правильністю заповнення та порядком направлення карток на осіб, відносно яких розглянуті кримінальні справи, як місцевими, так і апеляційним судами області. Працівниками ТУ ДСА перевіряється юридичний зміст кожної картки та контролюється виправлення невірних показників.
Щомісячно узагальнюються помилки, які допускаються відповідальними особами при заповненні картки. Велика кількість карток заповнювалась всупереч 3.4.10 Інструкції щодо заповнення картки на особу, стосовно якої судом розглянуто кримінальну справу. Багато неточностей виникає при заповненні пункту 3 (заняття)- осіб, що вчинили службові злочини відображають як таких, які на момент вчинення злочину були робітниками, безробітними або працездатними, які не працювали і не навчалися; п.14(вчинення злочину у складі групи)- осіб, що вчинили злочин у групі, вказують як таких, що вчинили злочин в складі організованої групи або ж, навпаки, відображають вчинення групою осіб злочинів, диспозиція статей яких не передбачає зазначеної кваліфікаційної ознаки. Заповнюючи п.11 (судимість), відповідальні особи часто плутають значення 1 із значенням 3, коли особа значиться не судимою в силу статті 89 КК України.
Неодноразово листи з вимогою про покращання роботи в частині заповнення карток спрямовувалися на керівників апаратів судів.
У разі виявлення неналежного ставлення до цієї роботи відповідальних працівників апаратів судів, головам судів вносилися пропозиції негайно вжити заходи реагування, а саме - у зв’язку з виявленими фактами неякісного заповнення карток на особу - голові Генічеського районного суду (вих.2274/03 від 30.06.2011).
Вжиті заходи сприяли покращанню стану роботи в місцевих судах області щодо заповнення, введення до комп’ютерної програми «Документообіг загальних судів» облікових карток вказаних категорій до ТУ ДСА.
На виконання рішення Ради суддів України № 22 від 11.05.2010 та доручення Державної судової адміністрації України від 10.06.2010 №19 місцевими судами області з 01 січня 2011 року використовується комп’ютерна програма «Документообіг загальних судів».
Для забезпечення своєчасності та якості введення інформації до КП «ДЗС» сектором організації діловодства, ведення архіву судів та судової статистики з 23.03.2011 по 08.04.2011 року проведені семінарські навчання із головними спеціалістами інформаційних технологій місцевих судів області та іншими працівниками апаратів судів, відповідальних за введення обліково-статистичних карток до бази даних.
На семінарі були розглянуті питання організації роботи в комп’ютерній програмі «Документообіг загальних судів», особливостей її використання, налаштування автоматичного розподілу справ, налаштування шаблонів документів, порядку виконання технічних робіт, пов’язаних з програмним комплексом «ДЗС» та обслуговування і забезпечення працездатності комп’ютерної техніки в судах. Проведення семінарів дозволило його учасникам обмінятися досвідом роботи, в ході дискусії вирішити спірні моменти і усунути багато питань, суперечностей, що виникають в процесі роботи, поділитися напрацьованою практикою.
Сектором організації діловодства, ведення архіву судів та судової статистики постійно здійснюється методична допомога в освоєнні програми працівниками апаратів місцевих судів, розробляються методичні рекомендації та надаються відповіді на всі питання, які виникають в процесі вивчення програми.
З метою удосконалення програмного продукту КП «ДЗС» та покращання організації електронного діловодства в судах працівниками сектору у січні поточного року були направлені керівництву ДСА України та розробнику програми найважливіші проблемні питання, пропозиції, також зосереджено увагу на розбіжності законодавства із комп’ютерною програмою.
На виконання вимог наказу ДСА України від 05.06.2006 № 55 (зі змінами від 25.05.2011), вказівки ДСА України від 09.06.2011 № 8-3762/11 щодо подання звітів за перше півріччя 2011 року проведено роботу щодо збору, аналізу та узагальнення річних звітів.
Напередодні здачі статистичних звітів з метою надання методичної допомоги у суди були надіслані рекомендації щодо складання статистичних звітів про розгляд місцевими загальними судами судових справ і матеріалів за формами 1,1-ОП,1-Л,2-А, 2-Ц, 3,4,5.
Слід зазначити, що інформація державного підприємства «Інформаційні судові системи», розробника програми КП «ДЗС», про можливість здачі статистичних звітів за формами 1-ОП, 1-Л, 2-А, 3, 4 в автоматичному режимі, не знайшла свого підтвердження. Працівники судів мали можливість розрахувати автоматично лише звіт за формою 3. Всі інші форми звітності складалися в ручному режимі за допомогою фільтрів шляхом внесення даних до шаблонів, які неодноразово змінювались. Під час складання звітів у місцевих судах та територіальному управлінні декілька разів відбувався відкат бази даних, на відновлення якої витрачався час.
Через недосконалість програмного забезпечення найбільш складна ситуація виникла при зведенні звітів за формами 6 - 9, які розраховуються на підставі карток на особу, стосовно якої судом розглядалася кримінальна справа. В технічній документації до встановленої версії 2.26 повідомлялось про можливість автоматичного отримання заповнених карток з місцевих судів та апеляційного суду територіальним управлінням. До теперішнього часу ця функція залишена нереалізованою. Працівники судів надсилали картки електронною поштою, в територіальному управління здійснювався імпорт до КП «ДЗС». Зведення звіту за формами 6-9 відбувалося майже за 5годин.
Не виконана розробником програми обіцянка на звітний період реалізувати функціональність побудови робочих рядків звітів.
Взагалі слід відмітити, що працівники ТУ ДСА та апаратів місцевих судів вимушені були самостійно, методом проб та помилок, вивчати програму: порядок введення карток, роботу з фільтром, тощо.
За результатами звітного періоду форми звітів та витяги з них направлені до ДСА України, апеляційного суду, головного управління статистики у Херсонській області, а також за окремими запитами до інших органів, установ та організацій.
Незважаючи на вжиті ТУ ДСА заходи щодо покращання результатів роботи по складанню та поданню місцевими судами звітів про розгляд справ та матеріалів, все ще допускаються помилки працівниками місцевих судів.
Так, у розділ 1 форми 1 – залишки по справах не відповідали залишкам минулого звітного періоду, у розділі 4 (відомості про потерпілих) при заповненні рядку 2 (умисне вбивство) зазначалося заподіяння шкоди здоров`ю, а не життю; кількість осіб, які скоїли злочин групою осіб, не відповідала інформації додатку до звіту; кількість осіб, які знаходились у суді не завжди рівнялася сумі кількості осіб по справах, що знаходяться у залишку та у справах із закінченим провадженням; форма 1 не співпадала із формою 1-ОП.
У розділі 1 форми 2-Ц невірно були відображені дані про подання заяви про видачу та скасування судового наказу у зв’язку зі змінами до Закону України від 07.07.2010 «Про судоустрій та статус суддів»; неправильно відображені залишки; невірного відображення даних у рядку 17 довідки до звіту (кількість справ окремого провадження за участю народних засідателів).
Мали місце неправильного відображення залишків та невірного заповнення рядків 21(звіт про роботу суддів),22(мережа суддів) довідки до звіту за формою 2-А.
Багато виправлень вносилось у звіт за формою 3 у зв’язку з тим, що при заповненні облікових карток у програмі працівники судів плутали частини із примами статей, також виправлялись показники застосованих стягнень, так як при об’єднанні справ за ст.130, 122-2, 122-4,124 вказували стягнення у вигляді громадських робіт, непередбачене статтею 122-2, тоді як в дійсності об’єднанні з матеріалами справи ст.130.
Основними причинами недоліків в роботі по складанню та поданню статистичних звітів в місцевих судах є недостатнє знання положень чинного законодавства, Інструкції щодо заповнення і подання звітів про розгляд місцевими судами судових справ і матеріалів, затвердженої наказом ДСА України від 05.06.2006 № 55 (зі змінами від 25.05.2011 року), інших відомчих нормативних документів, які регламентують ведення обліково-статистичної роботи та неуважність при внесенні даних до комп’ютерної програми.
Також втілення на практиці пред’явлених сьогоденням вимог щодо впровадження та розповсюдження інформаційних технологій в діяльності суду потребують від співробітників апаратів не тільки фахових знань у галузі юриспруденції, але й належної підготовки до роботи на комп’ютерній техніці.
Крім цього, на якість і достовірність статистичних даних впливає плинність кадрів та суб’єктивний людський фактор, що призводить до технічних помилок.
До того ж, у більшості судів працівники апаратів продовжують працювати на застарілій оргтехніці, потужностей якої бракувало для оперативної та якісної роботи в програмі «Судова статистика», а нині - в системі «ДЗС».
З метою удосконалення стану обліково-статистичної роботи та інформаційно-технічного забезпечення в рамках реалізації програми створення Єдиної судової інформаційної системи, вважаю за доцільне рекомендувати :
Головам місцевих судів, керівникам апаратів місцевих судів області:
1. Розглянути аналітичну довідку на оперативній нараді та заслухати керівників апаратів місцевих судів, а також інших відповідальних співробітників про організацію та стан обліково-статистичної роботи за перше півріччя 2011 року.
2. Здійснювати постійний контроль за організацією роботи щодо повноти внесення інформації до бази даних системи електронного судового діловодства КП «Документообіг загальних судів»
3. Планувати і проводити навчання з працівниками апаратів судів, які займаються питаннями судової статистики, здійснювати аналіз помилок, які допускаються під час складання статистичних звітів, з метою їх подальшого уникнення.
4. Посилити контроль за веденням обліково-статистичної роботи шляхом включення у план роботи суду та проведення перевірок стосовно якості заповнення всіх видів обліково-статистичних карток на справи.
5. У разі звільнення або переміщення співробітників, відповідальних за введення даних до програми «ДЗС», забезпечити покладення виконання вказаних обов’язків на іншого співробітника з метою недопущення створення залишку не введеної інформації.
6. Посилити контроль за своєчасним та правильним заповненням карток на особу, стосовно якої судом розглянуто кримінальну справу та їх направленням до територіального управління та апеляційного суду Херсонської області.
7. Забезпечити чітке виконання вимог п.3.3.15 п.3.4.28 Інструкції щодо заповнення та подання звітів про розгляд місцевими судами судових справ і матеріалів, затвердженої наказом ДСА України від 05.06.2006 № 55 (зі змінами від 25.05.2011), а також п.6.7 Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді, затвердженої наказом ДСА України від 27.06.2006 №68 (зі змінами від26.09.2007 №100) у частині визначення суддями в обліково - статистичних картках категорії рядків звітів.
8. Посилити персональну відповідальність керівників апарату суду, які організують ведення обліково-статистичної роботи у суді, та працівників апарату суду за результатами перевірок, які здійснюються у суді, уживати заходів дисциплінарного впливу до працівників апарату судів, винних у порушенні вимог, що пред’являються до ведення обліково-статистичної роботи.
Сектору організації діловодства, ведення архіву судів та судової статистики:
1. Клопотати перед керівництвом ДСА України у вирішенні питання щодо централізованого виділення та постачання місцевим судам Херсонської області комп’ютерної техніки.
2. Надавати консультативну допомогу працівникам апаратів місцевих судів в питаннях, які виникають у процесі освоєння програми «ДЗС».
3. Заслуховувати на засіданнях колегій ТУ ДСА керівників апаратів місцевих судів з питань з організації ведення електронного діловодства в судах.
4. Щомісячно проводити узагальнення повноти та достовірності заповнення карток на осіб, стосовно яких судом розглянуті кримінальні справи.
5. Підготувати та провести семінарські навчання з працівниками місцевих судів області, відповідальних за ведення обліково-статистичної роботи в суді та здійснити відповідні підготовчі заходи до складання статистичної звітності за 2011 рік.
6. За необхідності проводити стажування на базі територіального управління для новопризначених працівників, відповідальних за ведення обліково-статистичної роботи.
7. Копію аналізу надіслати до місцевих судів Херсонської області для обговорення.
Сектор організації діловодства,
ведення архіву судів
та судової статистики ТУ ДСА України
в Херсонській області
_03_03.png)
