АНАЛІЗ стану обліково-статистичної роботи в територіальному управлінні Державної судової адміністрації України в Херсонській області та місцевих судах за 2017 рік

Планування роботи ТУ ДСА України  в Херсонській області на  2017 рік включало проведення організаційних та практичних заходів, спрямованих на покращання стану обліково-статистичної роботи, інформаційно-технічного  забезпечення  місцевих судів області.

Аналітична робота щодо питань діловодства та статистики передбачала здійснення аналізів стану організації обліково-статистичної роботи в місцевих судах та територіальному управлінні та огляд здійснення правосуддя за відповідні звітні  періоди. Зазначені  напрямки діяльності були заплановані і для розгляду на колегіях та оперативних нарадах. Також плануванням охоплено здійснення перевірок та вивчення стану організації роботи місцевих судів, навчання та стажування працівників апаратів та інші організаційні питання, направлені на поліпшення діяльності територіального  управління з удосконалення використання комп’ютерних технологій працівниками  апаратів  місцевих судів області щодо  ведення електронного діловодства та судової статистики.    

          Усі заходи, які були передбачені планом роботи територіального управління  на 2017 рік з питань діловодства та статистики, були виконані в установлені терміни.

Організації ведення електронного діловодства, своєчасності та якості введення інформації до комп’ютерної програми «Д-3» територіальним управлінням постійно приділялася увага. Працівниками сектору  організаційного забезпечення діяльності судів та судової статистики протягом звітного періоду здійснювалась методична та практична допомога в освоєнні програми новопризначених працівників апаратів місцевих загальних судів, по мірі необхідності розроблялися методичні рекомендації щодо організації роботи в комп’ютерній  програмі.

Опрацьовано проект Інструкції про порядок проведення перевірки стану організації роботи місцевих загальних судів територіальним управлінням ДСА України, та надано до неї пропозиції до Державної судової адміністрації України.

Працівниками сектору надані відповіді на запити, які надходили від судів засобами електронного зв’язку та  каналами ICQ. Крім того, постійно здійснюється консультативна допомога у телефонному режимі, надаються відповіді на всі питання, які виникають в процесі вивчення та роботи з програмою.

Спеціалісти територіального управління Державної судової адміністрації України в Херсонській області прийняли участь у навчальному семінарі з приводу побудови нового статистичного звіту форми № 1-мзс, організованому фахівцями ДП «ІСС» спільно з Державною судовою адміністрацією України, в режимі відеоконференцзв’язку. Працівники апаратів місцевих загальних судів, відповідальні за складання статистичних звітів, також прийняли участь у семінарському занятті в режимі відеоконференцзв’язку, яке було проведене спеціалістами Навчального центру ДП «ІСС».

Для кращого освоєння програми та підвищення ефективності роботи  спеціалістів, які працюють з КП «Д-3», працівники апаратів місцевих загальних судів області періодично проходять навчання у створеному ДП «Інформаційні судові системи» учбовому центрі.

За підсумками роботи за 2017 рік територіальним управлінням проведено 4-5 жовтня 2017 року семінар-нараду між  керівниками апаратів місцевих судів Херсонської області та працівниками територіального управління. На нараді були розглянуті основні питання забезпечення організації діяльності місцевих судів області. Кожний керівник апарату місцевого суду області разом з керівниками служб територіального управління обговорили підсумки роботи за 3 квартал 2017 року, окреслили основні завдання на 4 квартал 2017 року та завершення року вцілому. Основна увага приділялася підготовці до річної статистичної звітності, електронному діловодству в судах.

        Більшістю місцевих судів області підтримується запропонована  територіальним управлінням практика складання звітності напередодні звітного періоду, що дозволяє  завчасно  виявляти та усувати  неточності в обліково-статистичних картках та сприяє успішному складанню статистичної звітності.

       Відповідно до плану роботи ТУ ДСА України в Херсонській області проведено комплексні вивчення організації роботи Бериславського, Високопільського районних судів, Каховського міськрайонного та Херсонського міського суду, під час яких основна увага приділялась вивченню питань організації роботи суду в комп’ютерній програмі «Д-3», використання її можливостей працівниками апаратів судів,  повноти та вчасності розміщення судових рішень у Єдиному державному реєстрі, оформленню та веденню Номенклатури справ,  реєстрації та обліку судових справ і матеріалів, заповненню документів первинного обліку, організації обліково-статистичної роботи, контролю за веденням архівної справи суду, зі зверненнями громадян, прийому та обліку речових доказів, виконання судових рішень.

Одне із основних питань, на якому зосереджувалось вивчення  організаційної діяльності було питання планування роботи судів з метою підвищення рівня  обліково-статистичної роботи. Особлива  увага зверталася на дотримання вимог Положення про автоматизовану систему документообігу суду, відповідність інформації, внесеної до комп’ютерної програми, із рішеннями зборів суддів, налаштування прав доступу користувачів відповідно в КП «Д-3» до затверджених функціональних обов’язків, на внесення до плану перевірок роботи канцелярії суду, секретарів судових засідань, проведення семінарських навчань з працівниками, відповідальними за ведення обліково-статистичної роботи в судах та  за складання статистичної звітності, а також  розгляд цих питань на виробничих нарадах та прийняття відповідних заходів щодо вдосконалення цієї роботи.

        Під час вивчення організації роботи судів не залишалися поза увагою працівників сектору організаційного забезпечення діяльності судів та судової статистики питання дотримання вимог Інструкції про порядок роботи з електронною поштою, зберігання в контрольному стані Інструкцій, які  регламентують роботу апарату суду, порядок направлення справ  для перегляду судових рішень в апеляційному та касаційному порядках,  виконання вимог спільних наказів Генеральної прокуратури України та Державної судової  адміністрації України №82/108  від 14 серпня 2014 року, що визначає процедуру міжвідомчого обміну інформацією щодо осіб у кримінальних провадженнях та електронних копій судових рішень, які вчинили кримінальні правопорушення та №183/21 від 19 липня 2016 року «Про затвердження Порядку проведення зустрічної звірки щодо особи у кримінальному провадженні» між прокуратурою та територіальним управлінням.

 За результатами перевірки було встановлено, що  обліково-статистична  робота в судах в цілому ведеться з дотриманням вимог Інструкції з діловодства в місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, Апеляційному суді Автономної Республіки Крим та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ, затвердженої наказом ДСА України від 17.12.2013 року за № 173, проте мали місце певні недоліки:

- були зафіксовані випадки наявності номенклатурних справ, які не використовуються у роботі, назви справ не відповідають вимогам Інструкції з діловодства;

-  в КП «Д-3» не всі накази та табелі перебувають в статусі «Оригінал»;

- використання можливостей КП «Д-3» не в повному обсязі (ведення журналів в ручному варіанті);

- не проставлені у гілці дерева команд «Суди, підрозділи персонал – Співробітники суду» відмітки щодо користувачів, їх звільнення;

- зазначення у деяких розпорядженнях щодо необхідності проведення повторного розподілу абстрактних причин, без їх аргументації.

Спеціалістами управління надавались роз’яснення працівникам апаратів судів по  всім питанням, які викликають  труднощі  у роботі.

Результати перевірок були розглянуті на оперативних нарадах при керівництві ТУ ДСА. Копії  доповідних записок за результатами проведених вивчень направлялися в суди для обговорення та усунення встановлених недоліків.

На виконання вимог наказу ДСА України від 05.06.2006 № 55 (зі змінами), вказівок ДСА України щодо подання звітів проведено роботу щодо збору та перевірці звітів.

         З метою підготовки до звітного періоду відповідальні працівники місцевих судів здійснювали додаткову перевірку обліково-статистичних карток за всіма видами судочинства шляхом формування звітності періодично, деякі, - щомісячно, що позитивно сприяє  під час звітування.

      Звіти про стан здійснення правосуддя були подані місцевими загальними судами Херсонської області вчасно, згідно затвердженого графіку, порушень виконавської дисципліни не спостерігалося. Статистичні звіти судами формувалися за допомогою програми КП «Д-3» та подавалися в електронній формі засобами автоматизованої системи документообігу суду з дотриманням умови щодо засвідчення електронним цифровим підписом відповідальних осіб.

        У порівнянні з минулими звітними періодами складання піврічної звітності пройшло успішніше, більшістю працівниками судів були враховані та проаналізовані  недоліки попередніх періодів.

          Слід відзначити, що звітність за формами  1, 1-Л, 1-мзс, 2-А, 4, 10 складена місцевими судами області без суттєвих зауважень.

          Звіт за формою № 1-1 всі суди області, окрім п’яти, склали без зауважень.

           Все ще допускалися помилки відповідальними працівниками районних судів при облікуванні справ та осіб у Розділі 2, в результаті яких кількість справ, які перебували у провадженні, значно перевищувала кількість осіб, тобто сума показників графи 1 та 2 були більшими за графу 3.

Звітність за формою 2-Ц також мала деякі недоліки, а саме: неправильно були зазначені розміри пред’явлених та присуджених грошових коштів у звітності деяких судів, в якій суми присуджених коштів перевищували пред’явлені.

         Звітність за формою № 3 складена більшістю судами без суттєвих помилок.

         У звіті одного із судів області невірно були внесені показники до графи 23 Розділу 1 (ст. 172-19 КУпАП), оскільки вид стягнення «арешт з утриманням на гауптвахті» обліковується у графі 24 «інші види адміністративних стягнень».

         Статистичні дані, обліковані у звіті, не співпадали з інформацією, внесеною до Довідки до Розділу 1 щодо суб’єктів корупційних діянь, а також          містили протиріччя графи 5 з 7 Розділу 1 у деяких звітах судів.   

         Неправильно відображені дані в обліково-статистичній картці щодо звільнення особи від покарання, призвели до перекручування показників у звітах деяких судів області за формою 6. У звітах за формою 7 мали місце факти невірного відображення інформації щодо занять засуджених (держслужбовці, безробітні, інші заняття).

         Деякими працівниками судів всупереч вирокам, в яких зазначено покарання із застосуванням випробувального терміну, в обліково-статистичних картках були проставлені відмітки про відбування реального покарання, в результаті чого було недостовірно обліковано дані в звіті форми № 6 щодо показників відносно засуджених осіб за частиною 1 статті 259 КК України.

Спостерігається основна причина допущення помилок у звітах окремих судів – неповне та неякісне відображення інформації в обліково-статистичних картках, не досконалі знання інструкцій по заповненню форм звітності, методичних рекомендацій. Окрім того, причиною допущення помилок у звітах є те, що відповідальними особами за ведення судової статистики після формування звіту в автоматичному режимі не здійснюється логічна перевірка звіту та не враховуються помилки попередніх звітних періодів, які мають тенденцію повторення від одного звітного періоду до  іншого.

          У березні поточного року на апаратній нараді ТУ ДСА розглядалося питання стану обліково-статистичної роботи в судах, підведені підсумки  проведеної роботи ТУ ДСА України в Херсонській області та місцевих судів при складанні річної статистичної звітності та запропоновані заходи щодо її удосконалення.

Аналітичні довідки були надіслані до місцевих судів області та  розміщені на веб-сайті ТУ ДСА.

За підсумками складання статистичної звітності за перше півріччя 2017 року у серпні поточного року проаналізовано організацію та стан обліково-статистичної роботи в судах, аналітичні довідки направлені до ДСА України та місцевих судів для вжиття заходів щодо покращання роботи у цьому напрямку, також розміщені  на веб-порталі «Судова влада».

Здійснено огляд даних щодо стану здійснення правосуддя місцевими загальним судами Херсонської області за 2016 рік та перше півріччя 2017 року, які розміщено на офіційному веб-сайті.

          Також  питання  щодо результатів статистичної звітності місцевими  судами та ТУ ДСА України в Херсонській області за підсумками роботи  першого півріччя 2017 року у вересні поточного року було розглянуто на колегії управління, запропоновані заходи щодо її удосконалення та покращання, а саме: посилення контролю за веденням судової статистики та складанням статистичної звітності в місцевих судах і ТУ ДСА в автоматичному режимі; продовження практики проведення семінарських  занять із підвищення кваліфікації працівників судів з питань ведення статистичної звітності, використання програмного забезпечення  «Д-3»,   інших питань, які стосуються діловодства, статистичної діяльності та ведення архівної справи в суді; надання консультативної, методичної та практичної  допомоги  працівникам апаратів місцевих судів у вирішенні  питань,  які виникають під час  роботи з електронною програмою КП «Д-3».

З метою  удосконалення стану обліково-статистичної роботи та інформаційно-технічного забезпечення в рамках реалізації програми створення Єдиної судової інформаційно-телекомунікаційної системи, вважаю за доцільне рекомендувати :

Головам  місцевих судів, керівникам апаратів місцевих загальних судів області:

1. Розглянути аналітичну довідку на оперативній нараді та заслухати керівників апаратів місцевих судів, а також інших відповідальних співробітників про організацію та стан обліково-статистичної роботи за період 2017 року.
2. Продовжити роботу щодо удосконалення використання комп’ютерної програми «Д-3».
3. 3. Здійснювати постійний контроль за організацією роботи щодо повноти внесення інформації до бази даних системи електронного  судового діловодства КП «Д-3».
4. Планувати і проводити навчання з працівниками апаратів судів, які займаються питаннями судової статистики, по вивченню Інструкції щодо заповнення і подання форм звітності про розгляд апеляційними та місцевими (крім господарських) судами судових справ та матеріалів, Методичних рекомендацій щодо заповнення форм звітності про розгляд судами справ, а також процесуального законодавства, знання якого суттєво впливає на якість підготовки звітів. 
5. Посилити контроль за веденням обліково-статистичної роботи шляхом включення у план роботи суду та проведення перевірок стосовно якості заповнення всіх видів  обліково-статистичних карток на справи.
6. З метою недопущення створення залишку не введеної інформації у разі звільнення або переміщення співробітників, відповідальних за введення даних до програми «Д-3», забезпечити покладення виконання вказаних обов’язків на іншого співробітника.
7. Посилити контроль за своєчасним та правильним заповненням карток на осіб, стосовно яких судом розглянуто матеріали кримінального провадження, та контроль за виконанням вимог Спільного наказу Генерального прокурора України та Голови Державної судової адміністрації України № 82/108 від 14 серпня 2014 року «Про затвердження Порядку надсилання інформації про осіб у кримінальних провадженнях та електронних копій судових рішень щодо осіб, які вчинили  кримінальні правопорушення» та спільного наказу №183/21 від 19 липня 2016 року «Про затвердження Порядку проведення зустрічної звірки щодо особи у кримінальному провадженні» між прокуратурою та територіальним управлінням.
8. З метою підвищення загально-професійного рівня спеціалістів із судової статистики додатково вивчати положення Кримінального процесуального, Цивільно-процесуального кодексів України, Кодексу адміністративного судочинства України.
9. З метою підвищення ефективності роботи спеціалістів апаратів судів, які працюють з комп’ютерною програмою «Д-3», ширше використовувати  пропозицію ДП «ІСС» щодо навчання у віддаленому режимі користувачів програми шляхом реєстрації в «Учбовому центрі» професійної мережі «Феміда».
10. Приділяти увагу стану ведення кодифікаційної роботи у суді, вчасно  вносити доповнення та зміни законодавства до   контрольних примірників кодексів України.
11. Посилити персональну відповідальність керівників апарату суду, які організуютьведення обліково-статистичної роботи у суді, та працівників апарату суду за результатамиперевірок, які здійснюються у суді, уживати заходів дисциплінарного впливу до працівників апарату судів, винних у порушенні вимог, що пред’являються  до ведення обліково-статистичної роботи.

          Сектору організаційного забезпечення діяльності судів та судової статистики:

1. Продовжувати періодичне узагальнення повноти та достовірності заповнення карток на осіб, стосовно яких судом розглянуті матеріали кримінального провадження.
2. По мірі необхідності проводити узагальнення та систематизування  питань, пов’язаних з некоректною роботою комп’ютерної програми «Д-3, які в подальшому надсилати розробникам програми для відповідного реагування.
3. За необхідності проводити стажування на базі територіального управління для новопризначених працівників, відповідальних за ведення обліково-статистичної роботи та надавати консультативну допомогу працівникам апаратів  місцевих судів в питаннях, які виникають у процесі освоєння  програми «Д-3».
4. Продовжити вивчення стану організації ведення електронного діловодства за допомогою КП «Д-3» в місцевих судах області та надавати практичну допомогу працівникам місцевих судів, відповідальних за складання статистичної звітності з питань організації обліково-статистичної роботи, первинного обліку судових справ і матеріалів, які надійшли до суду та інших питань, що стосуються судової статистики та ведення електронного діловодства.
5. Копію аналізу надіслати до місцевих судів Херсонської області для обговорення.