АНАЛІЗ стану обліково-статистичної роботи в територіальному управлінні Державної судової адміністрації України в Херсонській області та місцевих судах за перше півріччя 2017 року

Відповідно до Положення про територіальне управління Державної судової адміністрації України в Херсонській області, затвердженого головою Державної судової адміністрації України від 25 вересня 2015 року, плану роботи ТУ ДСА України  в Херсонській області на 2017 рік, інших розпорядчих документів, ТУ ДСА України в Херсонській області вжито ряд організаційних та практичних заходів, спрямованих на удосконалення стану обліково-статистичної роботи, інформаційно-технічного забезпечення  місцевих судів області.

Планування роботи ТУ ДСА України в Херсонській області на 2017 рік включало проведення організаційних та практичних заходів, спрямованих на покращання стану обліково-статистичної роботи, інформаційно-технічного  забезпечення  місцевих судів області. Аналітична робота щодо  питань діловодства та статистики передбачала здійснення аналізів стану організації статистичної роботи в місцевих судах та територіальному управлінні, огляду здійснення правосуддя за відповідні звітні  періоди, тощо. Плануванням охоплено здійснення перевірок та вивчення стану організації роботи місцевих судів, навчання та стажування працівників апаратів та інші організаційні питання, направлені на поліпшення діяльності територіального управління з удосконалення використання комп’ютерних технологій працівниками апаратів місцевих судів області щодо  ведення електронного діловодства та судової статистики.     

          Заходи, згідно плану роботи територіального управління  з питань діловодства та статистики, були виконані в установлені терміни.

Територіальним управлінням  постійно приділялася  увага організації ведення електронного діловодства, своєчасності та якості введення інформації до комп’ютерної програми «Д-3». Працівниками сектору  організаційного забезпечення діяльності судів та судової статистики протягом звітного періоду здійснювалась методична допомога в освоєнні програми щойно призначеними працівниками апаратів місцевих судів, по мірі необхідності розроблялися методичні рекомендації щодо організації роботи в комп’ютерній програмі.

Працівниками сектору постійно здійснюється  консультативна допомога у телефонному режимі, надаються відповіді на всі питання, які виникають в процесі роботи з програмою.

Спеціалісти територіального управління Державної судової адміністрації України в Херсонській області прийняли участь у навчальному семінарі з приводу побудови нового статистичного звіту форми № 1-мзс, організованому фахівцями ДП «ІСС» спільно з Державною судовою адміністрацією України, в режимі відеоконференцзв’язку. Працівники апаратів місцевих загальних судів, відповідальні за складання статистичних звітів, також прийняли участь у семінарському занятті в режимі відеоконференцзв’язку, яке було проведене спеціалістами Навчального центру ДП «ІСС».

   Працівниками сектору організаційного забезпечення діяльності  судів та судової статистики на  підставі даних звітів за 2016 рік були  здійснені  розрахунки стосовно надходження справ та матеріалів до місцевих загальних судів, навантаження на одного суддю місцевого загального суду та надіслані до ДСА України, апеляційного суду Херсонської області, місцевих судів області. Статистичні збірники були розміщені на офіційному веб-сайті.

Працівники апаратів  місцевих судів області  періодично проходять навчання  у створеному  ДП «Інформаційні судові системи» учбовому центрі, що сприяє в освоєнні програми та підвищенні ефективності роботи  спеціалістів, які працюють  з КП «Д-3».

Для забезпечення повноти обрахунку обліково-статистичних карток  та якісного формування звітів працівниками апаратів місцевих судів  продовжується започаткована практика періодичного здійснення  формування звітів з  використанням  автоматичного режиму за всіма видами судочинства  по кожному судді, що дає можливість помічникам суддів здійснювати перевірку якості заповнення обліково-статистичних карток, виявляти помилки та розбіжності комп’ютерної програми та діючого законодавства.

          Значна більшість місцевих судів області також підтримує запропоновану  територіальним управлінням  практику складання звітності  напередодні звітного періоду, що дозволяє завчасно  виявляти та усувати  неточності в обліково-статистичних картках та сприяє успішному складанню статистичної звітності.   

          За підсумками складання статистичної звітності 2016 року в судах на виробничих нарадах обговорювалися помилки, які були допущенні відповідальними працівниками, організація звітної кампанії, недоліки, які негативно впливали на її результат. Аналізи стану обліково-статистичної роботи були надіслані до територіального управління. Узагальненням стану ведення діловодства в місцевих судах встановлено, що в основному організація роботи по заповненню обліково-статистичних карток у судах здійснюється наступним чином: працівниками канцелярії реєструються  судові справи та матеріали, потім здійснюється автоматичний розподіл; помічники суддів та секретарі судових засідань відображають процесуальний рух по справах; під час  повернення розглянутих справ до канцелярії суду  здійснюється  перевірка щодо повноти  та якості  заповнення  обліково-статистичних карток. У разі виявлення  помилок  та недостовірної інформації в облікових картках планується навчання працівників апарату суду, відповідальних за визначений напрямок роботи. Також з метою підвищення  загально-професійного рівня спеціалістів, які займаються обліково-статистичною роботою до планів роботи  включаться вивчення положень КПК, ЦПК,  КАСУ, інших нормативних матеріалів; питання  контролю за  якістю заповнення обліково-статистичних карток; організації та використання можливостей комп’ютерної програми «Д-3»; питання перевірок роботи секретарів судових засідань щодо своєчасної передачі справ після їх розгляду до канцелярії суду.  

На виконання вимог наказу ДСА України від 05.06.2006 № 55 (зі змінами від 24 квітня 2014 року №50), вказівок ДСА України щодо подання звітів проведено роботу щодо збору, перевірці  звітів. 

З  метою підготовки до звітного періоду відповідальні працівники місцевих судів здійснювали додаткову перевірку  обліково-статистичних карток за всіма видами судочинства шляхом формування звітності періодично, деякі, - щомісячно, що позитивно сприяє  під час звітування. 

         Звіти про стан здійснення правосуддя були подані місцевими загальними судами Херсонської області вчасно, згідно затвердженого графіку, порушень виконавської дисципліни не спостерігалося. Статистичні звіти судами формувалися за допомогою програми КП «Д-3» та подавалися в електронній формі засобами автоматизованої системи документообігу суду з дотриманням умови щодо засвідчення електронним цифровим підписом відповідальних осіб.

          Але незважаючи  на вжиті ТУ ДСА  заходи щодо покращання результатів роботи по  складанню та поданню місцевими судами звітів про розгляд справ та матеріалів за 2016 рік, все ще допускалися помилки  працівниками місцевих судів.

Найтиповішими недоліками при веденні первинного обліку надалі залишаються неповнота або неправильність заповнення (перекручування) реквізитів обліково-статистичних карток по відношенню до матеріалів справи (судового рішення), що веде до подачі в подальшому недостовірної інформації, яка  потребує підтвердження або спростування під час обробки працівниками сектору організаційного забезпечення діяльності судів та судової статистики звітів.

У ході приймання звітів місцевих судів області за 2016 рік мали місце також логічні, арифметичні та технічні зауваження. Крім того, працівниками, відповідальними за підготовку звітів у судах, не перевірялася або не в повному обсязі перевірялась достовірність внесених даних.

         У порівнянні з минулими звітними періодами складання річної звітності пройшло успішніше, більшістю працівниками судів були враховані та проаналізовані  недоліки попередніх періодів.

        Слід відзначити, що звітність за формами № 1-Л, 1-1-ОП, 2-А та 4 складена місцевими судами області без зауважень.

          У рядку 18 Довідки до розділу 2 форми № 1 були відсутні показники у деяких звітах судів області. Після додаткової перевірки з’ясувалось, що суми судових витрат, присуджених до стягнення, все ж таки є.

          Працівниками одного із судів області невірно було обліковано справу по «Закону Савченко» у рядку 22 Розділу 6 «Інші» форми № 1-1, тоді як облік такої категорії справ повинен здійснюватися у рядку 21 Розділу 6. Вчасно не було відмічено результати розгляду справи в обліково-статистичній картці, наслідком чого стало недостовірне відображення даних у рядку 3 розділі 8.                

Мали місце випадки неправильного відображення даних у рядку 26 Довідки до звіту за формою № 2-Ц (кількість справ окремого провадження за участю народних засідателів), де сума рядків 1, 6, 8, 13, 14 графи 3 розділу 4 повинна дорівнювати рядку 26 Довідки.

         Були поодинокі випадки невірного внесення показників до графи 23 розділу 1 форми № 3 (ст.ст. 172-13, 172-14), оскільки вид стягнення «арешт з утриманням на гауптвахті» обліковується у графі 24 «інші види адміністративних стягнень». Також містили протиріччя показники розділу 2.

         Помічниками суддів деяких районних судів області невірно були відображені в обліково-статистичних картках результати розгляду справ за ст. 173-2 КУпАП, в наслідок чого було обліковано показники у графі 17, що не відповідало дійсності.

         Неправильно відображені дані в обліково-статистичній картці щодо звільнення особи від покарання, призвели до перекручування показників у звітах деяких судів області за формою 6. У звітах за формою 7 мали місце факти невірного відображення інформації щодо занять засуджених (держслужбовці, безробітні, інші заняття).

          Деякі звіти судів містили розбіжності зі звітами попереднього звітного періоду за формою № 10.

         Виходячи з проведеного аналізу стану річного статистичного звітування  місцевими судами спостерігається основна причина допущення помилок у звітах окремих судів – неповне та неякісне відображення інформації в обліково-статистичних картках, не досконалі знання інструкцій по заповненню форм звітності, методичних рекомендацій.

      За результатами здійснення судочинства протягом 2016 року у січні  проаналізовано організацію та стан обліково-статистичної роботи в судах, аналітична довідка направлена до ДСА України та місцевих судів для вжиття заходів щодо  покращання роботи у цьому напрямку, також розміщені  на веб-порталі «Судова влада».

Здійснено огляд даних щодо стану здійснення правосуддя місцевими загальним судами Херсонської області за 2016 рік, яка розміщена на офіційному веб-сайті.

           Питання  щодо результатів статистичної звітності місцевими  судами та ТУ ДСА  України в Херсонській області  за підсумками роботи  2016 року у березні поточного року  було розглянуто  на колегії  управління, підведені підсумки проведеної роботи ТУ ДСА України в Херсонській області та місцевих судів при складанні річної статистичної звітності  та запропоновані заходи щодо її удосконалення, а саме: посилення контролю за веденням судової статистики та складанням статистичної звітності в місцевих судах і ТУ ДСА в автоматичному режимі; продовження практики проведення семінарських  занять  із  підвищення кваліфікації працівників судів з питань  ведення статистичної звітності, використання програмного забезпечення  «Д-3»,   інших питань, які стосуються  діловодства, статистичної діяльності   та ведення архівної справи в суді; надання консультативної, методичної та практичної допомоги працівникам апаратів місцевих судів  у вирішенні  питань,  які виникають під час  роботи з електронною програмою КП «Д-3».

З метою  удосконалення стану обліково-статистичної роботи та інформаційно-технічного забезпечення в рамках реалізації програми створення Єдиної судової інформаційної системи, вважаю за доцільне рекомендувати :

Головам  місцевих загальних судів, керівникам апаратів місцевих загальних судів області:

1. Розглянути аналітичну довідку на оперативній нараді та заслухати керівників апаратів місцевих судів, а також інших відповідальних співробітників про організацію та стан обліково-статистичної роботи за перше півріччя 2017 року.

2.Продовжити роботу щодо удосконалення використання комп’ютерної програми «Д-3».

3. 3. Здійснювати постійний контроль за організацією роботи щодо повноти внесення інформації до бази даних системи електронного  судового діловодства КП «Д-3».
4. Планувати і проводити навчання з працівниками апаратів судів, які займаються питаннями судової статистики, по вивченню Інструкції щодо заповнення і подання форм звітності про розгляд апеляційними та місцевими (крім господарських) судами судових справ та матеріалів, Методичних рекомендацій щодо заповнення форм звітності про розгляд судами справ, а також процесуального законодавства, знання якого суттєво впливає на якість підготовки звітів. 
5. Посилити контроль за веденням  обліково-статистичної  роботи шляхом включення у план роботи суду та проведення перевірок стосовно якості заповнення всіх видів  обліково-статистичних карток на справи.
6. З метою недопущення створення залишку не введеної інформації у разі звільнення або переміщення співробітників, відповідальних за введення даних до програми «Д-3», забезпечити покладення виконання вказаних обов’язків на іншого співробітника.
7. Посилити контроль за своєчасним та правильним заповненням карток на осіб, стосовно яких судом розглянуто матеріали кримінального провадження, та контроль за виконанням вимог Спільного наказу Генерального прокурора України та Голови Державної судової адміністрації України № 82/108 від 14 серпня 2014 року «Про затвердження Порядку надсилання інформації про осіб у кримінальних провадженнях та електронних копій судових рішень щодо осіб, які вчинили  кримінальні правопорушення» та спільного наказу №183/21 від 19 липня 2016 року «Про затвердження Порядку проведення зустрічної звірки щодо особи у кримінальному провадженні» між прокуратурою та територіальним управлінням.
8. З метою підвищення загально-професійного рівня спеціалістів із судової статистики додатково вивчати положення Кримінального процесуального, Цивільно-процесуального кодексів України, Кодексу адміністративного судочинства України.
9. Приділяти увагу стану ведення кодифікаційної роботи у суді, вчасно вносити доповнення та зміни законодавства до контрольних примірників кодексів України.
10. Проводити аналіз даних стану здійснення правосуддя та стан обліково-статистичної роботи, з висвітленням своїх пропозицій щодо покращення організації даної ділянки роботи у суді.
11. Посилити персональну відповідальність керівників апарату суду, які організуютьведення обліково-статистичної роботи у суді, та працівників апарату суду за результатамиперевірок, які здійснюються у суді, уживати заходів дисциплінарного впливу до працівників апарату судів, винних у порушенні вимог, що пред’являються  до ведення обліково-статистичної роботи.

          Сектору організаційного забезпечення діяльності судів та судової статистики:

1. Продовжувати періодичне узагальнення повноти та достовірності заповнення карток на осіб, стосовно яких судом розглянуті матеріали кримінального провадження.
2. Проводити періодичні узагальнення  та систематизування  питань, пов’язаних з некоректною роботою комп’ютерної програми «Д-3, які в подальшому надсилати розробникам програми для відповідного реагування.
3.    За необхідності проводити стажування  на базі територіального управління для новопризначених працівників, відповідальних за ведення обліково-статистичної  роботи та надавати  консультативну  допомогу  працівникам апаратів  місцевих судів в питаннях, які виникають у процесі освоєння  програми «Д-3».
4. Продовжити вивчення стану організації ведення електронного діловодства за допомогою КП «Д-3» в місцевих судах області та надавати практичну допомогу працівникам місцевих судів, відповідальних за складання статистичної звітності з питань організації обліково-статистичної роботи, первинного обліку судових справ і матеріалів, які надійшли до суду та інших питань, що стосуються судової статистики та ведення електронного діловодства.
5. Копію аналізу надіслати до місцевих судів Херсонської області для обговорення.