Судове рішення: гарантії архівного життя.

 У діяльності будь-якого суду доволі важливе значення мають архіви. Ведення архівної полягає у підготовці й оформленні судових справ і документів діяльності суду згідно з номенклатурою справ суду для зберігання в архіві суду, забезпеченні збереження архівних справ і проведенні експертизи цінності справ і документів з метою здачі їх у державний архів.

       Відповідальність за організацію архівної справи покладається на керівника апарату суду, за її ведення на архіваріуса або іншого працівника апарату суду, відповідального за ведення архіву суду. У районному суді веденням архіву займається архіваріус. Для забезпечення зберігання справ та документів в архіві повинні бути створені відповідні умови: санітарний, температурний і світловий режим, а також забезпечення охоронними та протипожежними засобами, стелажами, шафами, системою обліку архівних документів.

       Судові справи, провадження в яких закінчено, та документи діяльності суду передаються в архів відповідно до Інструкції про порядок передання до архіву суду щороку за графіком, затвердженим головою суду. Передання судових справ і документів діяльності суду за рік, що минув, проводиться у строк не пізніше 1 квітня поточного року.

      Відповідно до Переліку справ, які утворюються в діяльності суду, суддя або голова суду зазначає дату (рік), до якою включно справа повинна зберігатися в архіві суду, або зробити напис «постійно», якщо справ підлягає постійному зберіганню. В архіві суду судові справи та справи з управлінської діяльності суду зберігаються за роками у порядку зростання архівних номерів. Кримінальні  й цивільні  справи залежно від обсягу вміщуються в картонажі або систематизуються у в’язки (10-50 справ в одній в’язці). На кожну в’язку прикріплюється ярлик, на якому вказуються перший і останній номери справ, які містяться у в’язці та відповідний рік.

       Термін зберігання в судовому архіві справ,  провадження у яких закінчено, провадження у яких закінчено, різний – починаючи від трьох років, далі документи належать передати до держархіву.

       Для видачі спав ведеться спеціальний журнал, у якому зазначаються дата видачі або надіслання справи, номер справи, мета видачі чи надіслання, отримувач справи або номер поштового відправлення, дата повернення архівної справи до суду. Одночасно робиться позначка у відповідній обліково-статистичний картці.

      Як отримувати копію рішення?

      Для цього необхідно звернутись до суду, який розглядав справу (міський, районний). Звернення  повинно бути письмовим.

      Для письмового звернення необхідно написати заяву на ім`я судді або голови суду. У ньому обов’язково необхідно вказати свої прізвища, ім`я, по батькові, повну адресу місця проживання (вулицю, номер будинку, квартири, місто, село, район, область, індекс, контактний телефон). За можливістю вказати номер справи,  якщо вона відома  (можна подивитись на судовій повістці, якщо та збереглась), та вказати з приводу чого звертались до суду. Наприкінці заяви слід просити суд видати копію рішення та обов’язково вказати, для чого вона потрібна.

      Суд розглядає заяву та надасть копію рішення. Під час його видачі працівник архіву суду попросить автора заяви записати в матеріалах справи або написаній заяві дату отримання цієї копії та поставити особистий підпис.

      Документ для сторонньої людини.

      Чи може абсолютно стороння людина витребувати в судовому архіві потрібний їй документ, скажімо у справі про спадок?

       Крім, власне, претендентів на майно чи житловий будинок, які артикулювали своє право на спадок або його частку до початку розгляду позову, копію документа можна отримати за дорученням зацікавленої особи. Доручення має бути засвідчено нотаріально. Будь-кому, навіть за наявності правильно оформленого доручення, «конфліктні» копії судового рішення не видавалися і набуття чинності Закону України «Про захист персональних даних». За виготовлення будь-якої копії судового рішення стягується державне мито, розмір якого залежить від категорі