Отримуйте інформацію лише з офіційних джерел
Єдиний Контакт-центр судової влади України 044 207-35-46
Відповідно до Положення про територіальні управління державної судової адміністрації України, затвердженого наказом Державної судової адміністрації України від 15 липня 2015 року № 104, плану роботи ТУ ДСА України в Херсонській області на 2016 рік, інших розпорядчих документів, ТУ ДСА України в Херсонській області вжито ряд організаційних та практичних заходів, спрямованих на покращання стану обліково-статистичної роботи, інформаційно-технічного забезпечення місцевих судів області.
Планування роботи ТУ ДСА України в Херсонській області на 2016 рік включало проведення організаційних та практичних заходів, спрямованих на покращання стану обліково-статистичної роботи, інформаційно-технічного забезпечення місцевих судів області. Аналітична робота щодо питань діловодства та статистики передбачала здійснення аналізів стану організації статистичної роботи в місцевих судах та територіальному управлінні, огляду здійснення правосуддя за відповідні звітні періоди, також на апаратній нараді розглядалося питання щодо усунення виявлених характеристик недоліків та порушень за результатами проведеного невиїзного аудиту у відповідності окремих питань у ТУДСА України в Херсонській області, основна увага яких приділялася роботі з КП «Д-3», правомірність здійснення повторного автоматичного розподілу справ, своєчасній реєстрації справ та матеріалів, тощо. Плануванням охоплено здійснення перевірок та вивчення стану організації роботи місцевих судів, навчання та стажування працівників апаратів та інші організаційні питання, направлені на поліпшення діяльності територіального управління з удосконалення використання комп’ютерних технологій працівниками апаратів місцевих судів області щодо ведення електронного діловодства та судової статистики.
Заходи, згідно плану роботи територіального управління з питань діловодства та статистики, були виконані в установлені терміни.
Територіальним управлінням постійно приділялася увага організації ведення електронного діловодства, своєчасності та якості введення інформації до комп’ютерної програми «Д-3». Працівниками сектору організаційного забезпечення діяльності судів, судової статистики та інформаційних технологій протягом звітного періоду здійснювалась методична допомога в освоєнні програми щойно призначеними працівниками апаратів місцевих судів, по мірі необхідності розроблялися методичні рекомендації щодо організації роботи в комп’ютерній програмі. Опрацьовано проекти Інструкції з діловодства в адміністративних, господарських та загальних судах України та Інструкції з архівної роботи у місцевих та апеляційних судах загальної юрисдикції України, та надано до них пропозиції.
Працівниками сектору постійно здійснюється консультативна допомога у телефонному режимі, надаються відповіді на всі питання, які виникають в процесі роботи з програмою.
Спеціалісти територіального управління Державної судової адміністрації України в Херсонській області прийняли участь у презентації функціоналу передачі та отримання офіційних статистичних звітів у межах автоматизованої системи документообігу суду, організованому фахівцями ДП «ІСС». Працівники апаратів місцевих загальних судів також прийняли участь у семінарських заняттях в режимі відеоконференцзв’язку, які були проведені спеціалістами Навчального центру ДП «ІСС».
З метою надання практичної допомоги та сприяння у вирішенні проблемних питань, які виникають в процесі роботи з комп’ютерною програмою «Д-3», проведені теоретичні та практичні навчання з відповідальними працівниками Скадовського районного суду Херсонської області.
Працівниками сектору організаційного забезпечення діяльності судів, судової статистики та інформаційних технологій на підставі даних звітів за 2015 рік були здійснені розрахунки стосовно надходження справ та матеріалів до місцевих загальних судів, навантаження на одного суддю місцевого загального суду та надіслані до ДСА України, апеляційного суду Херсонської області, місцевих судів області. Статистичні збірники були розміщені на офіційному веб-сайті.
Працівники апаратів місцевих судів області періодично проходять навчання у створеному ДП «Інформаційні судові системи» учбовому центрі, що сприяє в освоєнні програми та підвищенні ефективності роботи спеціалістів, які працюють з КП «Д-3».
Для забезпечення повноти обліку обліково-статистичних карток та якісного формування звітів працівниками апаратів місцевих судів продовжується започаткована практика періодичного здійснення формування звітів з використанням автоматичного режиму за всіма видами судочинства по кожному судді, що дає можливість помічникам суддів здійснювати перевірку якості заповнення обліково-статистичних карток, виявляти помилки та розбіжності комп’ютерної програми та діючого законодавства.
Більшістю місцевих судів області також підтримується запропонована територіальним управлінням практика складання звітності напередодні звітного періоду, що дозволяє завчасно виявляти та усувати неточності в обліково-статистичних картках та сприяє успішному складанню статистичної звітності.
Відповідно до плану роботи ТУ ДСА України в Херсонській області проведено комплексне вивчення організації роботи Білозерського районного суду, під час якого основна увага приділялась вивченню питань організації роботи суду в комп’ютерній програмі «Д-3», використання її можливостей працівниками апаратів судів, повноти та вчасності розміщення судових рішень у Єдиному державному реєстрі, оформленню та веденню Номенклатури справ, реєстрації та обліку судових справ і матеріалів, заповненню документів первинного обліку, організації обліково-статистичної роботи, контролю за веденням архівної справи суду, зі зверненнями громадян, прийому та обліку речових доказів, виконання судових рішень.
Одне із основних питань, на якому зосереджувалось вивчення організаційної діяльності було питання планування роботи суду з метою підвищення рівня обліково-статистичної роботи. Особлива увага зверталася на дотримання вимог Положення про автоматизовану систему документообігу суду, відповідність інформації, внесеної до комп’ютерної програми, із рішеннями зборів суддів, налаштування прав доступу користувачів відповідно в КП «Д-3» до затверджених функціональних обов’язків, на внесення до плану перевірок роботи канцелярії суду, секретарів судових засідань, проведення семінарських навчань з працівниками, відповідальними за ведення обліково-статистичної роботи в суді, прийняття письмових заліків у відповідальних працівників за складання статистичної звітності, а також розгляд цих питань на виробничих нарадах та прийняття відповідних заходів щодо вдосконалення цієї роботи.
Під час вивчення організації роботи суду не залишалися поза увагою працівників сектору організаційного забезпечення діяльності судів, судової статистики та інформаційних технологій питання дотримання вимог Інструкції про порядок роботи з електронною поштою, зберігання в контрольному стані Інструкцій, які регламентують роботу апарату суду, порядок направлення справ для перегляду судових рішень в апеляційному та касаційному порядках, виконання вимог спільного наказу Генеральної прокуратури України та Державної судової адміністрації України №82/108 від 14 серпня 2014 року, що визначає процедуру міжвідомчого обміну інформацією щодо осіб у кримінальних провадженнях та електронних копій судових рішень, які вчинили кримінальні правопорушення.
За результатами перевірки було встановлено, що обліково-статистична робота в суді в цілому ведеться з дотриманням вимог Інструкції з діловодства в місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, Апеляційному суді Автономної Республіки Крим та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ, затвердженої наказом ДСА України від 17.12.2013 року за № 173, проте мали місце певні недоліки:
- були зафіксовані випадки наявності номенклатурних справ, які не використовуються у роботі, назви справ не відповідають вимогам Інструкції з діловодства;
- в КП «Д-3» не всі накази та табелі перебувають в статусі «Оригінал»;
- використання можливостей КП «Д-3» не в повному обсязі (ведення журналів в ручному варіанті);
- не проставлені у гілці дерева команд «Суди, підрозділи персонал – Співробітники суду» відмітки щодо користувачів, їх звільнення;
Спеціалістами управління надавались роз’яснення працівникам апарату суду по всім питанням, які викликають труднощі у роботі.
За підсумками складання статистичної звітності 2015 року в судах на виробничих нарадах обговорювалися помилки, які були допущенні відповідальними працівниками, організація звітної кампанії, недоліки, які негативно впливали на її результат. Аналізи стану обліково-статистичної роботи були надіслані до територіального управління. Узагальненням стану ведення діловодства в місцевих судах встановлено, що в основному організація роботи по заповненню обліково-статистичних карток у судах здійснюється наступним чином: працівниками канцелярії реєструються судові справи та матеріали, потім здійснюється автоматичний розподіл; помічники суддів та секретарі судових засідань відображають процесуальний рух по справах; під час повернення розглянутих справ до канцелярії суду здійснюється перевірка щодо повноти та якості заповнення обліково-статистичних карток. У разі виявлення помилок та недостовірної інформації в облікових картках планується навчання працівників апарату суду, відповідальних за визначений напрямок роботи. Також з метою підвищення загально-професійного рівня спеціалістів, які займаються обліково-статистичною роботою до планів роботи включаться вивчення положень КПК, ЦПК, КАСУ, інших нормативних матеріалів; питання контролю за якістю заповнення обліково-статистичних карток; організації та використання можливостей комп’ютерної програми «Д-3»; питання перевірок роботи секретарів судових засідань щодо своєчасної передачі справ після їх розгляду до канцелярії суду.
На виконання вимог наказу ДСА України від 05.06.2006 № 55 (зі змінами від 24 квітня 2014 року №50), вказівок ДСА України щодо подання звітів проведено роботу щодо збору, перевірці звітів.
З метою підготовки до звітного періоду відповідальні працівники місцевих судів здійснювали додаткову перевірку обліково-статистичних карток за всіма видами судочинства шляхом формування звітності періодично, деякі, - щомісячно, що позитивно сприяє під час звітування.
Слід відзначити високий рівень виконавської дисципліни всіма відповідальними працівниками місцевих судів області щодо своєчасного надсилання звітів.
Звіти складались та зводились за допомогою використання комп’ютерної програми «Д-3» підсистеми «Судова статистика». Звіти були складені судами виключно автоматичному режимі.
Але незважаючи на вжиті ТУ ДСА заходи щодо покращання результатів роботи по складанню та поданню місцевими судами звітів про розгляд справ та матеріалів за 2015 рік, все ще допускалися помилки працівниками місцевих судів.
Найтиповішими недоліками при веденні первинного обліку надалі залишаються неповнота або неправильність заповнення (перекручування) реквізитів обліково-статистичних карток по відношенню до матеріалів справи (судового рішення), що веде до подачі в подальшому недостовірної інформації, яка потребує підтвердження або спростування під час обробки працівниками сектору організаційного забезпечення діяльності судів, судової статистики та інформаційних технологій звітів.
У ході приймання звітів місцевих судів області за 2015 рік мали місце також логічні, арифметичні та технічні зауваження. Крім того, працівниками, відповідальними за підготовку звітів у судах, не перевірялася або не в повному обсязі перевірялась достовірність внесених даних.
У порівнянні з минулими звітними періодами складання річної звітності пройшло успішніше, більшістю працівниками судів були враховані та проаналізовані недоліки попередніх періодів.
Слід відзначити, що звітність за формою 4 складена місцевими судами області без зауважень.
У деяких судів області показники рядку 16 Довідки до розділу 2 форми
№ 1-1 у звіті за перше півріччя були більші, ніж у річному, також допускалися помилки при облікуванні справ та осіб у розділі 2, в результаті яких кількість справ, які перебували у провадженні, значно перевищувала кількість осіб, тобто сума показників графи 1 та 2 були більшими за графу 3, що не логічно.
У звітах деяких судів області була плутанина в показниках обліку потерпілих осіб у рядку 2 розділу 4 форми № 1-1.
Мали місце випадки невірного обліку працівниками районних судів області показників у графах 24-25 розділу 2 форми № 1-1, в результаті чого в залишку перебували справи без осіб.
Містили протиріччя показники звітів форм № 1-1 та №1-1-ОП деяких районних судів.
Були поодинокі випадки невірного обліковування показників в розділах 6 та 7 звіту за формою № 1, в результаті чого справи, які перебували у залишку на початок звітного періоду, перебувають в залишку на кінець звітного періоду, що не відповідає дійсності.
Звіти за формами № 2-А, № 2-Ц, № 2-ВМ, № 3, № 6-8 та № 10 майже всіма судами області сформовані без зауважень.
У звітах деяких районних судів за формою № 2-Ц неправильно були зазначені розміри пред’явлених та присуджених грошових коштів, в яких суми присуджених коштів перевищували пред’явлені.
Мали місце випадки неправильного відображення даних у рядку 26 Довідки до звіту (кількість справ окремого провадження за участю народних засідателів), де сума рядків 1, 6, 8, 13, 14 графи 3 розділу 4 повинна дорівнювати рядку 26 Довідки.
Під час проведення статистичної звітності у звітах деяких судів за формою № 3 були виявлені помилки невірного облікування справ, зазначених як розглянутих, а фактично – направлених за підсудністю.
Деякими судами невірно були внесені показники до графи 23 розділу 1 (ст.ст. 172-10, 172-15, 172-20), оскільки вид стягнення «арешт з утриманням на гауптвахті» обліковується у графі 24 «інші види адміністративних стягнень».
Мав місце факт обліковування справ за ст.ст. 85, 204-2 КУпАП, як розглянутих, із застосуванням стягнення не передбаченого КУпАП у виді попередження, що при звірці з матеріалами справи не підтвердилось. Також підтвердження показників рядку 410 розділу 1 ст. 204-2 КУпАП у графі 29 надані працівниками суду без попередньої звірки із матеріалами справи. В результаті детальної перевірки було встановлено невірне відображення цих показників.
Містили протиріччя статистичні дані, обліковані у звіті з інформацією, внесеною до Довідки до розділу 1 щодо суб’єктів корупційних діянь.
У звітах деяких судів за формою № 6 показники графи 3 «кількість осіб виправданих» за 1 півріччя були більші, ніж у річному.
У звітах за формою № 7 мали місце факти невірного відображення інформації щодо занять засуджених (держслужбовці, безробітні, інші заняття) та скоєння злочинів у складі групи.
Деякі звіти судів містили дані у рядку 16 форми № 10, інформацію до яких вносять апеляційні суди, а також різницю між графами 2 та 8 у рядку 47 розділу 1.
Виходячи з проведеного аналізу стану річного статистичного звітування місцевими судами спостерігається основна причина допущення помилок у звітах окремих судів – неповне та неякісне відображення інформації в обліково-статистичних картках, не досконалі знання інструкцій по заповненню форм звітності, методичних рекомендацій.
За результатами здійснення судочинства протягом 2015 року у січні проаналізовано організацію та стан обліково-статистичної роботи в судах, аналітична довідка направлена до ДСА України та місцевих судів для вжиття заходів щодо покращання роботи у цьому напрямку, також розміщені на веб-порталі «Судова влада».
Здійснено огляд даних щодо стану здійснення правосуддя місцевими загальним судами Херсонської області за 2015 рік, яка розміщена на офіційному веб-сайті.
Питання щодо результатів статистичної звітності місцевими судами та ТУ ДСА України в Херсонській області за підсумками роботи 2015 року у березні поточного року було розглянуто на колегії управління, підведені підсумки проведеної роботи ТУ ДСА України в Херсонській області та місцевих судів при складанні річної статистичної звітності та запропоновані заходи щодо її удосконалення, а саме: посилення контролю за веденням судової статистики та складанням статистичної звітності в місцевих судах і ТУ ДСА в автоматичному режимі; продовження практики проведення семінарських занять із підвищення кваліфікації працівників судів з питань ведення статистичної звітності, використання програмного забезпечення «Д-3», інших питань, які стосуються діловодства, статистичної діяльності та ведення архівної справи в суді; надання консультативної, методичної та практичної допомоги працівникам апаратів місцевих судів у вирішенні питань, які виникають під час роботи з електронною програмою КП «Д-3».
З метою удосконалення стану обліково-статистичної роботи та інформаційно-технічного забезпечення в рамках реалізації програми створення Єдиної судової інформаційної системи, вважаю за доцільне рекомендувати :
Головам місцевих загальних судів, керівникам апаратів місцевих загальних судів області:
1. Розглянути аналітичну довідку на оперативній нараді та заслухати керівників апаратів місцевих судів, а також інших відповідальних співробітників про організацію та стан обліково-статистичної роботи за перше півріччя 2016 року.
2. Продовжити роботу щодо удосконалення використання комп’ютерної програми «Д-3».
3. Здійснювати постійний контроль за організацією роботи щодо повноти внесення інформації до бази даних системи електронного судового діловодства КП «Д-3».
4. Планувати і проводити навчання з працівниками апаратів судів, які займаються питаннями судової статистики, по вивченню Інструкції щодо заповнення і подання форм звітності про розгляд апеляційними та місцевими (крім господарських) судами судових справ та матеріалів, Методичних рекомендацій щодо заповнення форм звітності про розгляд судами справ, а також процесуального законодавства, знання якого суттєво впливає на якість підготовки звітів.
5. Посилити контроль за веденням обліково-статистичної роботи шляхом включення у план роботи суду та проведення перевірок стосовно якості заповнення всіх видів обліково-статистичних карток на справи.
6. З метою недопущення створення залишку не введеної інформації у разі звільнення або переміщення співробітників, відповідальних за введення даних до програми «Д-3», забезпечити покладення виконання вказаних обов’язків на іншого співробітника.
7. Посилити контроль за своєчасним та правильним заповненням карток на особу, стосовно яких судом розглянуто матеріали кримінального провадження.
8. Постійно здійснювати моніторинг підписання електронним цифровим підписом карток на осіб, стосовно яких судом розглянуто кримінальне провадження, для забезпечення виконання Спільного наказу Генеральної прокуратури України та Державної судової адміністрації України № 82/108 від 14 серпня 2014 року.
9. З метою підвищення загально-професійного рівня спеціалістів із судової статистики додатково вивчати положення Кримінального процесуального, Цивільно-процесуального кодексів України, Кодексу адміністративного судочинства України.
10. Приділяти увагу стану ведення кодифікаційної роботи у суді, вчасно вносити доповнення та зміни законодавства до контрольних примірників кодексів України.
11. Проводити аналіз даних стану здійснення правосуддя та стан обліково-статистичної роботи, з висвітленням своїх пропозицій щодо покращення організації даної ділянки роботи у суді.
12. Посилити персональну відповідальність керівників апарату суду, які організують ведення обліково-статистичної роботи у суді, та працівників апарату суду за результатами перевірок, які здійснюються у суді, уживати заходів дисциплінарного впливу до працівників апарату судів, винних у порушенні вимог, що пред’являються до ведення обліково-статистичної роботи.
Сектору організаційного забезпечення діяльності судів, судової статистики та інформаційних технологій:
1. Продовжувати періодичне узагальнення повноти та достовірності заповнення карток на осіб, стосовно яких судом розглянуті матеріали кримінального провадження.
2. Проводити періодичні узагальнення та систематизування питань, пов’язаних з некоректною роботою комп’ютерної програми «Д-3, які в подальшому надсилати розробникам програми для відповідного реагування.
3. За необхідності проводити стажування на базі територіального управління для новопризначених працівників, відповідальних за ведення обліково-статистичної роботи та надавати консультативну допомогу працівникам апаратів місцевих судів в питаннях, які виникають у процесі освоєння програми «Д-3».
4. Продовжити вивчення стану організації ведення електронного діловодства за допомогою КП «Д-3» в місцевих судах області та надавати практичну допомогу працівникам місцевих судів, відповідальних за складання статистичної звітності з питань організації обліково-статистичної роботи, первинного обліку судових справ і матеріалів, які надійшли до суду та інших питань, що стосуються судової статистики та ведення електронного діловодства.
5. Копію аналізу надіслати до місцевих судів Херсонської області для обговорення.
_03_03.png)
