Як оформити направлення у відрядження в межах України

Направлення працівника підприємства у відрядження у межах України оформляється наказом (розпорядженням) із зазначенням пункту призначення, найменування підприємства куди відряджений працівник направляється, строку й мети відрядження (п. 1 розд. II Інструкції № 59). Відрядження працівника за кордон також необхідно оформляти наказом або розпорядженням (п. 1 розд. III Інструкції № 59).

Пропонуємо оформляти розпорядчий документ, який містив би наступну інформацію:

• П. І. Б., посаду робітника, направленого у відрядження;

• країну і назва, куди відряджається працівник;

• мету відрядження;

• запрошення приймаючої сторони;

• термін відрядження;

• кошторис витрат на відрядження;

• завдання на відрядження;

• звіт, про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (Наказ Міністерства фінансів України від 28.09.2015 №841) 

Важливо. Днем вибуття у відрядження вважається день відправлення поїзда, літака, автобуса або іншого транспортного засобу з місця постійної роботи відрядженого працівника, а днем прибуття з відрядження — день прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи відрядженого працівника. При відправленні транспортного засобу до 24-ї години включно днем вибуття у відрядження вважається поточна доба, а з 0 години і пізніше — наступна доба. Якщо станція, пристань, аеропорт розташовані за межами населеного пункту, де працює відряджений працівник, у строк відрядження зараховується час, який потрібний для проїзду до станції, пристані, аеропорту. Аналогічно визначається день прибуття відрядженого працівника до місця постійної роботи.

Дата на транспортному квитку (вибуття транспортного засобу з місця постійної роботи відрядженого працівника) має збігатися з датою вибуття працівника у відрядження згідно з наказом про відрядження. Дата на транспортному квитку (прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи відрядженого працівника) має збігатися з датою прибуття працівника з відрядження згідно з наказом про відрядження.

У разі використання електронного проїзного/перевізного документа на поїзд підставою для відшкодування витрат на його придбання є роздрукований на паперовому носії посадочний документ (у разі перевезення багажу — роздрукований на паперовому носії перевізний документ; у разі окремого замовлення послуги (зокрема, послуги з користування комплектом постільних речей, резервування місць) — роздрукований на паперовому носії документ на послуги).

У разі повернення електронного проїзного/перевізного документа на поїзд до звіту додається роздрукований на паперовому носії документ на повернення.

Нормативна база

• Постанова № 98 – Постанова КМУ «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів» від 02.02.2011 р. № 98.

• Інструкція № 59 – Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну України від 13.03.98 р. № 59 (у редакції наказу Мінфіну України від 17.03.2011 р. № 362).