Отримуйте інформацію лише з офіційних джерел
Єдиний Контакт-центр судової влади України 044 207-35-46
Статистичні показники
За підсумками роботи суду у першому півріччі 2012 року спостерігається зменшення надходження для розгляду судових справ на 44,13 відсотків в порівнянні з першим півріччям 2011 року. По регіону зменшення відбулося на 53,38%.
Так середньомісячне надходження справ та матеріалів на розгляд 1-ому судді Високопільського районного суду зменшилося у порівнянні з аналогічним періодом минулого року на 37,38 справ і складає 47,34 справ і матеріалів (у першому півріччі 2011 року цей показник складав 84,72), при середньообласному навантаженні у поточному році 68,76 справ і матеріалів на суддю.
Навантаження щодо розгляду справ та матеріалів суддею кримінального судочинства 4,79 (1п.2011р. -10,96), адміністративного 0,97 (1п.2011р.- 35,87), цивільного 9,15 (1п.2011 – 9,57), справ про адміністративні правопорушення 9,7 (1п.2011- 28,18). Спостерігається скорочення щомісячного розгляду справ суддею за всіма видами судочинства, але найбільше за рахунок справ адміністративного судочинства.
В порядку апеляційного оскарження у першому півріччі 2012 року за результатами перегляду вироків Високопільського районного суду скасовано 2,4%, змінених не було, таким чином якість розгляду кримінальних справ по суду склала 97,6%. По регіону показник якості розгляду кримінальних справ у поточному році 91,3%.
Якість розгляду справ адміністративного судочинства склала мінус 610,5% (скасовано постанов 142,8%, змінено 585,7%). По регіону показник якості розгляду адміністративних справ у першому півріччі 2012 року відповідає 4,8%.
У цивільному судочинстві протягом першого півріччя 2012 року переглянуто та скасовано 2,0% рішень від кількості розглянутих, змінено 3,0%, показник якості 94,8%,. По області у 2012 році 94,4% .
Скасовано та змінених постанов у справах про адміністративні правопорушення не було, якість розгляду склала 100%, по області якість розгляду вказаної категорії справ 99,4%.
З метою виконання рішення Ради суддів України від 11 травня 2010 року №22 щодо запровадження єдиної автоматизованої системи документообігу загальних судів, розподілу справ між суддями в місцевих та апеляційних загальних судах України, а також у зв’язку із набранням чинності Закону України «Про судоустрій і статус суддів» від 07.07.2010 року № 2453-IV в суді з першого січня 2011 року впроваджено комп’ютерну програму «Документообіг загальних судів» (ДЗС).
Робота з ведення електронного діловодства в суді організована і здійснюється у відповідності Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України 26 листопада 2011 року № 30 з дотриманням вимог Інструкції з діловодства, затвердженої наказом ДСА України 27.06.2006 року за № 68 із змінами і доповненнями та інших нормативних документів, якими передбачена організація роботи суду.
Під час вивчення організації роботи суду основна увага була приділена вивченню стану оволодіння та використання комп’ютерної програми з ведення електронного діловодства в суді.
За організацію електронного діловодства в суді, автоматичний розподіл судових справ, стан використання програмного комплексу «Документообіг загальних судів» у 2011 році та з 27 лютого 2012 року КП «Д-3», відповідає керівник апарату суду Скочко О.В.
Програма «ДЗС» була встановлена на комп’ютерах суддів, їх помічників, старшого секретаря канцелярії суду, консультанта суду, головного спеціаліста з інформаційних технологій. Шляхом автоматичного поновлення у суді використовується версія 3.4 КП «Д-3».
Головного спеціаліста з інформаційних технологій суду Лещенко А.А. призначено відповідальним за впровадження та застосування автоматизованої системи електронного документообігу в суді з наданням права технічного адміністратора для забезпечення технічного функціонування системи (наказ керівника апарату №02-04/10 від 28.05.2012 року).
Доступ працівників апарату суду до КП «Д-3» (КП «ДЗС») налаштований на підставі визначених прав доступу, відповідно до затверджених функціональних обов'язків.
Наказом керівника апарату суду №62 від 01.07.2011 року призначено відповідальних осіб за внесення даних до бази КП «ДЗС», а до нової версії КП «Д-3» наказом керівника апарату суду №02-04/23 від 08.10.2012 року, згідно з яким визначено коло обов'язків помічника голови суду, помічників суддів, секретарів судового засідання та секретарів суду по внесенню даних до обліково-статистичних карток на справи, карток на особу, карток обліку сум матеріальної шкоди по кримінальній справ відповідно до їх повноважень.
Надання права доступу працівників апарату суду до автоматизованої системи документообігу (КП «ДЗС» та КП «Д-3») виконується наказами керівника апарату суду із зазначенням обмеження доступу помічників суддів та секретарів судового засідання виключно до справ, які перебувають в провадженні судді, за яким вони закріплені.
Старшим секретарем суду Тарабакою Л.В. облік надходження судових справ та матеріалів здійснюється тільки за допомогою програмного комплексу «Д-3». В суді ведуться електронні журнали вхідної та вихідної кореспонденції, які роздруковуються в кінці кожного робочого тижня.
Після закінчення календарного року всі обліково-статистичні картки на нерозглянуті справи були перереєстровані на 2012 рік в хронологічному порядку та внесені до комп’ютерної програми.
Організація роботи по заповненню обліково-статистичних карток у суді здійснюється наступним чином:
- працівниками канцелярії реєструються судові справи та матеріали, потім здійснюється автоматичний розподіл справ,
- помічники суддів та секретарі судових засідань відображають процесуальний рух по справах та результати їх розгляду,
- під час повернення розглянутих справ до канцелярії суду працівниками канцелярії здійснюється перевірка щодо повноти заповнення обліково-статистичних карток.
Секретарями канцелярії та консультантом суду в день реєстрації матеріалів заводяться обліково-статистичні картки та здійснюється авторозподіл справ. Право проведення автоматичного розподілу справ закріплене за старшим секретарем суду, крім справ про адміністративні правопорушення, які розподіляє консультант суду.
На час відпустки старшого секретаря суду, відповідального за автоматичний розподіл справ, наказом керівника апарату тимчасово призначається секретар суду.
Коефіцієнт адміністративної посади визначений рішенням зборів суддів Високопільського районного суду для голови суду в розмірі 0,4 (протокол зборів суддів №5 від 28.12.2010 року). Коефіцієнт складності категорій справ зборами суддів не встановлювався.
Автоматичний розподіл судових справ у Високопільському районному суді здійснюється протягом робочого дня після реєстрації відповідних документів.
Призначення справи в неавтоматичному режимі здійснюється в порядку та на підставах, передбачених Положенням про автоматизовану систему документообігу суду та процесуальним законодавством України. Шляхом створення в автоматизованій системі документообігу «Протоколу розподілу (неавтоматично)», який приєднується до документів справи.
Повторний автоматичний розподіл справ здійснюється за письмовим розпорядженням керівника апарату Високопільського районного суду (особи, яка виконує його обов'язки) у визначених Положенням про автоматизовану систему документообігу суду випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ (недопустимість повторної участі судді в розгляді справи, повернення справи з апеляційної інстанції на новий розгляд в іншому складі суду, перегляд справи за нововиявленими обставинами тощо).
В автоматизованій системі документообігу Високопільського районного суду засобами КП «Д-3» ведеться табель обліку робочих днів, до якого вносяться відмітки про відпустки, відрядження, тимчасову непрацездатність суддів тощо, які враховуються системою при автоматичному розподілі справ.
Наповнюваність документів по справам в КП «Д-3» знаходиться на належному рівні. Головним спеціалістом з інформаційних технологій Високопільського районного суду Лещенко А.А. розроблено ряд шаблонів процесуальних документів (ухвали, рішення, судові повістки тощо).
В цілому, з урахуванням наявних недоліків КП «Д-3» за відсутності повноцінного налагодження програми роботи з боку її розробників, відсутності достатньої кількості компютерної техніки, технічне функціонування автоматизованої системи документообігу Високопільського районного суду Херсонської області знаходиться на належному рівні.
З метою визначення якості та повноти обліку надходження вхідної кореспонденції, звернення громадян, ведення ділової переписки та виконання керівних завдань вивчено номенклатурну справу суду. Номенклатурна справа суду на 2012 рік розроблена у відповідності „Переліку судових справ, що утворюються в діяльності суду, із зазначенням строків зберігання документів”, затвердженого наказом ДСА України від 11.02.2010 р. №22. та „Переліку типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ т організацій, із зазначенням строків зберігання документів”, затвердженого наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20.07.1998 № 41, затверджена головою суду 15 листопада 2011 року та погоджена з архівним відділом Високопільскої РДА 30.03.2012 року. Однак номенклатура справ суду складена не якісно. Номенклатура містить велику кількість справ для формування в них документів про діяльність суду та журналів обліку справ (03-26, 03-32, 03-39 та інші) але, які с початку поточного року не містять жодного документу або запису, що свідчить про формальне складання номенклатури справ суду. Слід зазначити, що номенклатура справ складається з метою систематизації переліку найменувань справ, які утворюються у діловодстві суду, швидкого пошуку документів за їх видами, розподілу виконаних документів по справах та для складання описів справ постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання. Зазначено, що 15 грудня 2011 року номенклатура справ суду схвалена експертною комісією суду. Але перевіркою встановлено, що в суді багато років не існує експертна комісія. Засідання про її створення не проводились, накази про склад експертної комісії суду, як того вимагає “Інструкції про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду” від 15 грудня 2011 року № 168 не видавались.
Вибірковим вивченням змісту номенклатурної справи № 03-03 «Завдання, пропозиції, доручення ТУ ДСА області та відповіді про їх виконання» встановлено, що практично всі матеріали, які надійшли до суду від територіального управління в області підшиваються до номенклатурної справи без вчинення резолюції в.о. голови суду або керівника апарату суду. Взагалі в суді існує практика передання документів, матеріалів виконавцям без розпису в отриманні. Зазвичай матеріали, які доручались або просто передавались на виконання працівникам суду розшукуються по пам’яті а не по журналам обліку. Так всупереч п.3.14 Інструкції з діловодства в місцевому суді, затвердженою наказом ДСА ДСА № 68 від 27.06.2006 року із змінами та доповненнями, судові справи та матеріали передаються судді Дригвалю В.М. без його підпису в їх отриманні. Зі слів секретарів канцелярії суду суддя Дригваль В.М. відмовляється вчиняти підпис в контрольному журналі судових справ переданих на розгляд судді. Однак працівниками канцелярії суду цей факт не засвідчується. Запроваджений порядок обліку завдань та вказівак ТУ ДСА, нормативних актів ДСА України без визначення виконавців, без вчинення резолюцій призвів до того, що в суді відбувається формальне відношення до їх виконання. Останнім часом, у зв’язку зі вступом в дію у листопаді поточного року нового КПК України від ДСА України надходило ряд наказів щодо організації роботи місцевих судів, надсилалися проекти Інструкцій щодо нових облікових карток, порядку конвоювання засуджених, порядку здійснення судового процесу за допомогою відеотехніки та інше, однак від Високопільського районного суду жодної пропозиції не надійшло. Водночас надходили накази ДСА України про внесення змін до діючої Інструкції з діловодства в місцевому суді, однак у суді зазначена Інструкція не підтримується в контрольному стані, зміни до неї своєчасно і в повному обсязі не внесені.
Перевіркою організації ведення статистичної звітності встановлено, що в суді належно виконуються вимоги п.2.6 Інструкції щодо заповнення форм звітності про розгляд апеляційними та місцевими судами судових справ та матеріалів, затвердженої наказом ДСА України від 05.06.2006 №55. Звіти підписані головою суду, зберігаються в окремій номенклатурній справі, належним чином розподілені на річні та піврічні.
При перевірці організації роботи секретарів судових засідань встановлено, що діловодство ними ведеться на державній мові. Журнали розгляду судових справ та матеріалів суддею прошиті, пронумеровані, скріплені печаткою, ведуться охайно і загалом відповідають порядку ведення загального діловодства в суді. Зауважень, щодо їх ведення не виникло.
Однак, не зважаючи на можливості комп’ютерної програми «Д-3», у суді продовжується ведення журналу розгляду судових справ і матеріалів суддею, контрольного журналу судових справ і матеріалів, переданих для розгляду судді у ручному варіанті.
Перевіркою порядку направлення справ для перегляду судових рішень в апеляційному порядку встановлено, що в журналах обліку заяв, скарг на судові рішення по справах усіх категорій ведеться облік заяв, скарг по датам надходження, від кого надійшла, кому і коли передана, результати розгляду скарги і дата направлення до апеляційного суду. Секретарями суду справи для апеляційного розгляду надсилаються до апеляційної інстанції в день повернення справи суддею або секретарем судового засідання до канцелярії суду.
Вивченням виконання Закону України «Про доступ до судових рішень» встановлено, що за допомогою програми КП «Д-3» до Єдиного державного Реєстру судових рішень (далі ЄДРСР) суддями упродовж 9 місяців 2012 року відправлено 542 вироки, постанови, рішення, ухвал, що склало майже стовідсоткове розміщення судових рішень у ЄДРСР від кількості розглянутих справ.
Місцевий суд забезпечено швидкісною лінією Інтернету, електронна пошта працює постійно, однак надходження електронної пошти контролюється керівником та заступником керівника апарату суду не регулярно, фактично ці обов’язки покладені на головного спеціаліста з інформаційних технологій, який в силу своїх повноважень та обізнаності не взмозі дати оцінку ступеню важливості та визначення терміну виконання документу.
За штатним розписом посада архіваріуса в суді не передбачена. Згідно посадових обов’язків, організацію і ведення архівної справи здійснює секретар суду. Архів суду розташований на другому поверсі приміщення суду у окремому кабінеті, обладнаного металевими дверима та гратами на вікнах. Архівне приміщення має сигналізацію, яка на час перевірки не працювала з причини несправності. Судові справи, облікові картки, журнали та інші матеріали які передані до архіву, упорядковані, зв’язані у пачки, зберігаються на спеціальних металевих стелажах по роках. Стелажі перевантажені, що ускладнює роботу із документацією архівних справ секретаря суду, який виконує обов’язки архіваріуса.
У судових справах підшиваються і нумеруються всі сторінки, складається внутрішній опис справ, як того вимагає п.3.2 Інструкції про порядок передання до архіву суду, зберігання в ньому, відбору та передавання до державних архівів судових справ та документів діяльності суду. Журнал видачі справ з архіву не ведеться, що є грубим порушенням Інструкції, яка передбачає порядок ведення архівної справи. Не витримує критики те, що під час перевірки на вимогу надати Інструкцією, якою здійснюється ведення архівної справи у суді було надано Проект Інструкції, а не контрольний зразок Інструкції. До речі Проект Інструкції з ведення архівної справи у суді був надісланий територіальним управлінням для вивчення і надання пропозицій ще у лютому 2011 року. У Високопільському суді не виникло ні зауважень, ні пропозицій до зазначеного проекту, як і до інших проектів, мова про які йшла вище. Однак працівниками інших судів та ТУ ДСА до проекту було внесено низку пропозицій, які були враховані. Розроблена і затверджена наказом ДСА України від 15 грудня 2011 року № 168 Інструкція «Про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду» була направлена територіальним управлінням до місцевих судів для вивчення та використання в роботі, але у Високопільському суді Інструкція не була роздрукована, не вивчена і не використовується в роботі.
Відсутність експертної комісії в суді неминуче призвело до накопичення в суді непереданих до архіву суду розглянутих справ кримінального, цивільного, адміністративного судочинства за 2011 рік, також до теперішнього часу в суді не складені описи передання розглянутих справ до архіву суду про адмінправопорушення за 2010 та 2011 роки. За цих же обставин у суді починаючи з 2007 року не здійснюється відбір справ, терміни зберігання яких закінчились. Останній відбір справ (тільки цивільного провадження), що не підлягають зберіганню відбувся 26 серпня 2006 року. Однак відібрані справи на час перевірки знищені не були. Останнє знищення архівних справ з закінченими термінами зберігання відбулося 26 березня 2003 року.
Довідково-кодифікаційна роботою в суді займається консультант суду Шеремета Т.Л. В суді є в наявності контрольні примірники кодексів. Зміни та доповнення в них вносяться консультантом суду вчасно. Однак консультантом суду не роздруковані та підтримуються в контрольному стані основні Інструкції, які регламентують роботу апарату суду.
Висновок
Результати перевірки свідчать про те, що керівництвом суду проведено велику роботу щодо організаційного забезпечення функціонування та вивчення працівниками суду автоматизованої системи електронного діловодства. Разом з тим у суді спостерігається відсутність чіткої організації ведення загального діловодства та архівної справи.
Також у суді не використовуються можливості комп’ютерної програми ДЗС з гілки дерева команд «Звітність-Журнали» щодо створення журналів (окрім алфавітних покажчиків), які передбачені Інструкцією з діловодства у суді. Передавання судових справ суддям відбувається за допомогою журналів, які ведуться в ручному варіанті. Також не в повній мірі використовуються можливості програми при здійсненні виконавчого провадження судових рішень. Не використовують програму ДЗС секретарі судових засідань і продовжують ведення журналів розгляду судових справ і матеріалів суддею в ручному варіанті, на що витрачається додатковий робочий час. Не відбувається кінцева стадія використання електронного діловодства - складання статистичної звітності в автоматичному режимі.
В суді гостро виникає питання у введені штатної посади архіваріуса суду, а також є нагальна потреба у забезпечені комп’ютерною технікою працівників суду.
Керівнику апарату суду необхідно вжити заходів щодо підвищення свого рівня управлінської діяльності. Працівникам суду продовжити глибше працювати над підвищенням професійного рівня і удосконалення використання можливостей комп’ютерних технологій.
Враховуючи викладене та з метою усунення виявлених недоліків вважаємо доцільним виконати наступне:
В.О. голови суду Дамчуку О.О., керівнику апарату суду Скочко О.В.:
1. Переглянути посадові обов’язки керівника апарату суду та заступника керівника апарату суду з урахуванням розподілу обов’язків господарських, кадрових питань та організації діловодства і контролю за виконавчою дисципліною.
2. Не допускати передання керівних документів, матеріалів, які надходять до суду без вивчення та вчинення резолюції щодо їх виконання головою суду, керівником апарату суду та без розпису в отриманні виконавцями.
3. Переробити на наступний рік номенклатурну справу суду у відповідності організаційних змін з введенням електронного діловодства в суді та вилученням із переліку діловодства номенклатурних справ, журналів до яких протягом року не надійшла інформація, або була долучена до інших справ, з урахуванням тих справ, які утворюються у діяльності суду для групування документів.
4. Організувати передання на розгляд суддям справ під розпис в отриманні в реєстрах, або журналах, роздрукованих з програми ДЗС, у відповідності п. 3.14 Інструкції з діловодства, затвердженої Наказом ДСА України від 27.06.2006 року за № 68 із змінами і доповненнями, затвердженими наказом ДСА України від 26.09.2007 року №100.
5. Посилити вимоги до працівників апарату суду щодо активнішого використання можливостей комп’ютерної програми «Д-3» з гілки дерева команд «Звітність-Журнали» щодо створення журналів, які передбачені Інструкцією з діловодства у суді, в тому числі і журналів передачі справ суддям для розгляду, передачі справ до архіву суду, вивчення інших можливостей електронного діловодства.
6. Організувати щотижневий контроль з використанням фільтрів пошуку в програмі «Д-3» за повнотою внесення відповідних реквізитів в облікові картки про результати розгляду та процесуального руху по судовим справам.
7. Вжити заходів щодо використання програмного комплексу «Д-3» для автоматичного складання статистичної звітності суду про розгляд судових справ.
8. Створити та організувати роботу експертної комісії суду у відповідності вимог Інструкції «Про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду” від 15 грудня 2011 року № 168.
9. Особливу увагу приділити організації ведення архівної справи у суді:
9.1 Роздрукувати, оформити в контрольний зразок та вивчити Інструкцію «Про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду», затвердженої наказом ДСА України від 15 грудня 2011 року № 168.
9.2. Не допускати видачу справ з архіву суду для ознайомлення без реєстрації в журналі видачі таких справ та без розпису.
9.3 Терміново організувати передання до архіву суду розглянутих справ кримінального, цивільного, адміністративного судочинства за 2011 рік та передання розглянутих судових справ про адмінправопорушення за 2010 та 2011 роки.
9.4 Створеною експертною комісією суду здійснити відбір судових справ, терміни зберігання яких закінчились.
9.5 Організувати знищення судових справ що не підлягають зберіганню, відбір яких відбувся 26 серпня 2006 року.
10. Детально перевірити організацію довідково - кодифікаційної роботи в суді у відповідності „Правил обліку нормативно-правових актів законодавства та матеріалів судової практики в місцевих судах” та „Класифікатора систематичної картотеки нормативних актів” від 10.02.2006р № 11 та на предмет наявності контрольних зразків основних Інструкцій та інших нормативних актів, які регламентують діяльність суду з внесенням до них змін та доповнень:
-„Переліку судових справ, що утворюються в діяльності суду, із зазначенням строків зберігання документів”, затвердженого наказом ДСА України від 11.02.2010 р. №22. та „Переліку типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ т організацій, із зазначенням строків зберігання документів”, затвердженого наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20.07.1998 № 41.
- Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді, затвердженої наказом ДСА № 68 від 27.06.2006 року із змінами та доповненнями.
- Інструкції щодо заповнення картки на особу, стосовно якої судом розглянуто кримінальну справу від 18.03.2004 наказ ДСА України № 32/04 (зміни від 22.08.2007 та 20.02.2012 року).
- Інструкції щодо заповнення форми картки обліку сум шкоди, завданої злочином від 17.02.2005 № 21.
- Інструкції про порядок вилучення, обліку, зберігання та передачі речових доказів у кримінальних справах, цінностей та іншого майна органами дізнання, досудового слідства і суду, затвердженої спільним наказом 51/401/649/471/23/125 від 27 серпня 2010 року.
- Інструкції щодо подання форм звітності про розгляд апеляційними та місцевими (крім господарських) судами судових справ і матеріалів, затвердженої наказом ДСА України № 55 від 05.06.2006, у редакції наказу ДСА України № 15 від 20.02.2008 року із змінами і доповненнями.
- Інструкції про порядок роботи з технічними засобами фіксування судового процесу, від 20 вересня 2012 року, наказ ДСА України № 108.
- Та інші.