АНАЛІЗ стану обліково-статистичної роботи в територіальному управлінні Державної судової адміністрації України в Херсонській області та місцевих судах за перше півріччя 2015 року

Відповідно до Положення про територіальні управління Державної судової адміністрації України, затвердженого наказом Державної судової адміністрації України  від 05 квітня 2011 року № 82, плану роботи ТУ ДСА України  в Херсонській області на 1 півріччя 2015 року, інших розпорядчих документів, ТУ ДСА України в Херсонській області вжито ряд організаційних та практичних заходів, спрямованих на покращання стану обліково-статистичної роботи, інформаційно-технічного забезпечення  місцевих судів області.

Планування роботи ТУ ДСА України  в Херсонській області на  перше півріччя 2015 року включало проведення організаційних та практичних заходів, спрямованих на  покращання стану обліково-статистичної  роботи, інформаційно-технічного  забезпечення  місцевих судів області. Аналітична робота  щодо  питань діловодства та статистики передбачала здійснення аналізів стану організації статистичної роботи в місцевих судах та територіальному управлінні, стану взаємодії місцевих судів та підрозділів прокуратури з питань  забезпечення міжвідомчого обміну інформацією щодо осіб у кримінальних провадженнях та огляд  здійснення правосуддя за відповідні звітні  періоди, зазначені  напрямки діяльності були заплановані і для розгляду  на  колегіях та оперативних нарадах. Також плануванням охоплено здійснення перевірок та вивчення стану організації роботи місцевих судів, навчання та стажування працівників апаратів та інші організаційні питання, направлені на поліпшення діяльності територіального  управління з удосконалення використання комп’ютерних технологій працівниками  апаратів  місцевих судів області щодо  ведення електронного діловодства та судової статистики.     

             Усі заходи, які були передбачені планом роботи територіального управління  на 1 півріччя поточного року з питань діловодства та статистики, були виконані в установлені терміни, окрім, перенесених на друге півріччя у зв’язку з відсутністю коштів на відрядження, перевірок організаційного забезпечення діяльності Генічеського та Новотроїцького районних судів Херсонської області.

Територіальним управлінням  постійно приділялася  увага організації ведення електронного діловодства, своєчасності та якості введення інформації до комп’ютерної програми «Д-3». Працівниками сектору  організаційного забезпечення діяльності  судів, судової статистики та інформаційних технологій  протягом звітного періоду здійснювалась методична допомога в освоєнні  програми працівниками апаратів місцевих судів, розроблялися  методичні рекомендації щодо організації роботи в комп’ютерній  програмі,  налаштування автоматичного розподілу справ та шаблонів документів, необхідних колонок у  вікні реєстру, особливостей побудови фільтрів, механізму поєднання та об’єднання,  вибору необхідних атрибутів для пошуку, використання необхідних логічних умов у фільтрі та обрання необхідного значення пошуку, порядку  виконання технічних робіт,  пов’язаних з програмним  комплексом «Д-3» та обслуговування і забезпечення працездатності комп’ютерної техніки в судах. Особливо необхідна допомога в зазначеному вище напрямку надавалась  протягом останніх років, коли спостерігається плинність кадрів у судах у зв’язку з  вкрай низьким рівнем заробітної плати та  виникає потреба навчання новопризначених працівників. Працівниками сектору надані відповіді на безліч запитів, які надходили від судів засобами електронного зв’язку та  каналами ICQ. Крім того, постійно здійснюється  консультативна допомога у телефонному режимі, надаються відповіді  на всі питання, які виникають в процесі вивчення програми.

Працівники апаратів  місцевих судів області  періодично проходять навчання  у створеному  ДП «Інформаційні судові системи» учбовому центрі, що сприяє в освоєнні програми  та підвищенні ефективності роботи  спеціалістів, які працюють  з КП «Д-3».

Для забезпечення повноти обліку обліково-статистичних карток  та якісного формування звітів працівниками апаратів місцевих судів  продовжується започаткована практика періодичного здійснення  формування звітів з  використанням  автоматичного режиму за всіма видами судочинства  по кожному судді, що дає можливість  помічникам суддів здійснювати перевірку якості заповнення обліково-статистичних карток, виявляти помилки та розбіжності комп’ютерної програми та діючого законодавства.

         Більшістю  місцевих судів області також підтримується запропонована  територіальним управлінням  практика складання звітності  напередодні звітного періоду, що дозволяє  завчасно  виявляти та усувати  неточності в обліково-статистичних картках та сприяє успішному складанню статистичної звітності.

У звітному періоді до місцевих судів  області були надіслані  методичні рекомендації щодо заповнення форми звітності № 1-1-ОП «Звіт про оперативність розгляду місцевими загальними судами матеріалів кримінального провадження».

Не втрачають своєї актуальності і навчальні семінари в режимі відеоконференції, які проводяться працівниками сектору організаційного забезпечення діяльності  судів, судової статистики та інформаційних технологій перед початком кожного звітного періоду, з метою фахового навчання, удосконалення та оновлення знань та умінь, підвищення кваліфікації працівників місцевих судів, які відповідають за ведення судової статистики та діловодства на місцях.  Так, 24.06.2015 року було проведено відеосемінар з працівниками місцевих загальних судів Херсонської області. На семінарі були висвітлені окремі питання ведення діловодства у місцевому загальному суді відповідно до Інструкції, затвердженої наказом ДСА України від 17 грудня 2013 року № 173, загальний  порядок подання статистичної звітності про розгляд місцевими судами справ за період першого півріччя 2015 року; електронний суд в місцевих судах та  обговорено питання щодо помилок, які допускалися відповідальними працівниками під час складання статистичної звітності попередніх звітних кампаній; методики складання звітів за всіма видами судочинства; організації діловодства суду у відповідності до нової редакції Положення про автоматизовану систему документообігу, затвердженої Радою суддів України № 25 від 02.04.2015 року; здійснення автоматичного розподілу для визначення присяжних та народних засідателів за допомогою КП «Д-3»; виконання вимог ЗУ «Про забезпечення права на справедливий суд» в частині відправки судових рішень, які не були надіслані до ЄДРСР; найбільш поширені помилки, які допускаються відповідальними особами при оформленні документів на виготовлення ЕЦП суддям та працівникам апаратів. Під час навчального семінару в режимі відеоконференції учасники були ознайомлені з оновленнями, які вийшли у версії 3.13.1.

Відповідно до листа Державної судової адміністрації України  №15-8934/15 від 30.04.2015 року, у зв’язку зі зверненням голови Комітету адміністрування та організаційного забезпечення діяльності суду Алейнікова Г.І., робочою групою територіального управління Державної судової адміністрації України в Херсонській області 05-06 травня 2015 року було здійснено позапланове вивчення основних напрямків організаційного забезпечення діяльності Дніпровського районного суду м. Херсона. Основна увага приділялась вивченню питань організації роботи суду в комп’ютерній програмі «Д-3», використання її можливостей працівниками апаратів судів,  повноти та вчасності розміщення судових рішень у Єдиному державному реєстрі, оформленню та веденню Номенклатури справ,  реєстрації та обліку судових справ і матеріалів, заповненню документів первинного обліку, організації обліково-статистичної роботи, контролю за веденням архівної справи суду, зі зверненнями громадян, прийому та обліку речових доказів, виконання судових рішень.

Одне із основних питань, на якому зосереджувалось вивчення  організаційної діяльності було питання планування роботи суду з метою підвищення рівня  обліково-статистичної роботи. Особлива  увага зверталася на дотримання вимог Положення про автоматизовану систему документообігу, відповідність інформації, внесеної до комп’ютерної програми, із рішеннями зборів суддів, налаштування  прав доступу користувачів відповідно в КП «Д-3»  до затверджених функціональних обов’язків, на внесення до плану перевірок роботи канцелярії суду, секретарів судових засідань, архіваріуса суду, звернення судових рішень до виконання, вжиття заходів в частині своєчасного наповнення Єдиного державного реєстру судових рішень, проведення семінарських  навчань з працівниками, відповідальними за ведення обліково-статистичної роботи в суді, а також  розгляд цих питань на виробничих нарадах та прийняття відповідних заходів щодо вдосконалення цієї роботи.

Під час вивчення організації роботи суду не залишалися поза увагою працівників сектору організаційного забезпечення діяльності судів, судової статистики  та інформаційних технологій питання дотримання вимог Інструкції про порядок роботи з електронною поштою, зберігання в контрольному стані  Інструкцій, які  регламентують роботу апарату суду, порядок направлення справ  для перегляду судових рішень в апеляційному та касаційному порядках,  виконання вимог спільного наказу Генеральної прокуратури України та Державної судової  адміністрації України №82/108  від 14 серпня 2014 року, що визначає процедуру міжвідомчого обміну  інформацією  щодо осіб у кримінальних провадженнях та електронних копій судових рішень, які вчинили кримінальні правопорушення.

За результатами перевірки було встановлено, що обліково-статистична  робота в суді в цілому ведеться з дотриманням вимог Інструкції з діловодства в місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, Апеляційному суді Автономної Республіки Крим та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ, затвердженої наказом ДСА України від 17.12.2013 року за № 173, проте мали місце і певні  недоліки:

- були зафіксовані випадки наявності номенклатурних справ, які не використовуються у роботі;

- не проставлені у гілці дерева команд «Суди, підрозділи персонал – Співробітники суду» відмітки про звільнення користувачів;

- у програмі наявні неодноразові дублювання користувачів;

- в порушення вимог п.2.5- 2.6 Положення гілка дерева команд «Табель» не містить інформацію щодо присяжних, які затверджені рішенням № 214 Дніпровської районної у місті Херсоні ради від 16.05.2014 року, а також народних засідателів;

- вихідні номера документів формувалися без врахування номенклатури справи суду, в якій знаходяться  матеріали;

 - використання можливостей КП «Д-3» не в повному обсязі (ведення журналів в ручному варіанті, роздруковування обліково-статистичних карток за всіма видами судочинства.

Під час перевірки працівниками сектору надано методичні рекомендації для покращання інформаційного кругообігу та по всім питанням, які виникають під час роботи.

          Результати перевірки були розглянуті на оперативній нараді при керівництві ТУ ДСА. Копія доповідної записки за результатами проведених вивчень направлялася в суд для обговорення та усунення  встановлених недоліків.

         За підсумками складання статистичної звітності 2014 року в судах на виробничих нарадах обговорювалися помилки, які були допущенні відповідальними працівниками, організація звітної кампанії, недоліки, які негативно впливали на її результат. Аналізи стану обліково-статистичної роботи були надіслані до територіального управління. Узагальненням стану ведення діловодства в місцевих судах встановлено, що в основному організація роботи по заповненню обліково-статистичних карток у судах здійснюється  наступним чином: працівниками  канцелярії  реєструються  судові справи та матеріали, потім здійснюється  автоматичний розподіл; помічники суддів та секретарі судових засідань відображають процесуальний рух по справах; під час  повернення розглянутих справ до канцелярії суду  здійснюється  перевірка щодо повноти  та якості  заповнення  обліково-статистичних карток. У разі виявлення  помилок  та недостовірної інформації в облікових картках планується  навчання  працівників апарату суду, відповідальних за визначений напрямок роботи. Також з метою підвищення  загально-професійного рівня спеціалістів, які займаються обліково-статистичною роботою до планів роботи  включаться вивчення положень КПК, ЦПК,  КАСУ, інших нормативних матеріалів; питання  контролю за  якістю заповнення обліково-статистичних карток; організації та використання можливостей комп’ютерної програми «Д-3»; питання перевірок роботи секретарів судових засідань щодо своєчасної передачі справ після їх розгляду до канцелярії суду.  

На виконання вимог наказу ДСА України від 05.06.2006 № 55 (зі змінами від 24 квітня 2014 року №50), вказівок ДСА України щодо подання звітів проведено роботу щодо збору, перевірці  звітів.

         Напередодні здачі річної звітності та  з метою надання методичної допомоги у суди були надіслані рекомендації щодо складання  статистичних звітів про розгляд місцевими  загальними судами  судових справ і матеріалів за всіма формами, в яких зосереджено увагу відповідальних працівників на моменти, які, виходячи із практики  минулих звітних періодів, викликали найбільші труднощі у роботі.

З  метою підготовки до звітного періоду відповідальні працівники місцевих судів здійснювали додаткову перевірку  обліково-статистичних карток за всіма видами судочинства шляхом формування звітності періодично, деякі, - щомісячно, що позитивно сприяє  під час звітування. 

Територіальним управлінням також продовжується запроваджена  практика складання звітності напередодні  звітного періоду. Так, сформувати звітність за 2014 рік було запропоновано тим судам, в яких були новопризначені відповідальні за складання звітності працівники, що допомогло їм краще освоїти нормативні матеріали.

Слід відзначити високий рівень виконавської дисципліни всіма відповідальними працівниками  місцевих судів області щодо своєчасного  надсилання  звітів.

Звіти складались та зводились за допомогою використання комп’ютерної програми «Д-3» підсистеми «Судова статистика». Переважною більшістю  судів звіти були складені виключно  автоматичному режимі, лише деякими вносилися коригування в ручному варіанті.

         Але незважаючи  на вжиті ТУ ДСА  заходи щодо  покращання результатів роботи по  складанню та поданню місцевими судами звітів про розгляд справ та матеріалів за 2014 рік, все ще допускалися  помилки  працівниками місцевих судів.

Найтиповішими недоліками при веденні первинного обліку надалі залишаються неповнота або неправильність заповнення (перекручування) реквізитів обліково-статистичних карток по відношенню до матеріалів справи (судового рішення), що веде до подачі в подальшому недостовірної інформації, яка  потребує підтвердження або спростування під час обробки працівниками сектору організаційного забезпечення діяльності судів, судової статистики та інформаційних технологій звітів.

У ході приймання звітів місцевих судів області за 2014 рік мали місце також логічні, арифметичні та технічні зауваження. Крім того, працівниками, відповідальними за підготовку звітів у судах, не перевірялася або не в повному обсязі перевірялась достовірність внесених даних.

         Досвід попередніх звітних кампаній, а також результати  за підсумками  річної статистичної звітності 2014 року свідчать про те, що заздалегідь  проведена та правильно організована робота керівників апаратів місцевих судів в напрямку  здійснення перевірок обліково-статистичних карток є запорукою складання якісних та достовірних звітів.

Загальне  зауваження, яке  стосується  виконавців  звітів за всіма видами судочинства, - не заповнення  інформації  про керівника та виконавця, телефонів, електронної адреси, титульної  сторінки звіту. Також  траплялися випадки   збереження  сформованої звітності у форматі Ексель до  збереження у самій програмі «Д-3», в результаті чого до територіального управління  надходили звіти із невірними назвами файлів. Мали місце факти некоректного  роздрукування статистичних звітів.

У порівнянні з минулими звітними періодами складання  річної звітності пройшло успішніше, більшістю працівниками судів були враховані та проаналізовані  недоліки попередніх  періодів.

Слід відзначити, що звітність за формами 1, 1-ОП, 1-Л, 4 складена місцевими судами області без зауважень.

Неправильно вказані показники у рядку 30 довідки до розділу 2  форми 1-1 (кількість кримінальних проваджень,направлених для визначення підсудності) у звітах деяких районних судів.

         Все ще допускалися помилки відповідальними працівниками деяких районних судів при облікуванні справ та осіб у розділі 2, в результаті яких  кількість справ, які перебували у провадженні, значно перевищувала кількість осіб, тобто сума показників графи 1 та  2 були більшими за графу 3, що не логічно.

         Містили  протиріччя  показники звітів  форми 1-1 та  1-1-ОП  деяких  районних судів.

Надали підтвердження показників  рядку 4 розділу 3 (нововиявлені обставини) форми 2-А   працівники одного із судів області без попередньої звірки із матеріалами справи. В результаті  ж детальної перевірки було встановлено невірне відображення підстави для перегляду судового рішення за нововиявленими обставинами в обліково-статистичній картці, коли замість «істотних для справи обставин, що не були і не могли бути  відомі особі, яка звертається із заявою» було відзначено  «скасування судового рішення, яке стало підставою для прийняття  постанови чи ухвали, що належить переглянути».

У звіті за формою 2-Ц неправильно відображені залишки на початок звітного періоду.

Неправильно були зазначені розміри пред’явлених та присуджених грошових коштів (графи 11 та 12 розділу 3)  у звітності  деяких районних судів, в якій суми присуджених коштів перевищувала пред’явлені.

Невірне відображення даних у рядку 26 довідки до звіту (кількість справ окремого провадження за участю народних засідателів) - це помилка, на яку постійно звертається увага як в методичних рекомендаціях, які надсилаються напередодні звітних періодів, так і в аналізі стану обліково-статистичної роботи. Але, на жаль, вона мала місце у річних звітах деяких судів.

Деякими судами кількість суддів у рядку 28 Довідки до звіту була зазначена без врахування наказу ДСА України №133 від 15.10.2014 року «Про визначення кількості суддів у місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, м. Києва та Севастополя, АРК».

Після зведення звіту по Україні була виявлена помилка, допущена однім із місцевих судів  області, при облікуванні показників у графі 29 (розмір заподіяної шкоди) розділу 1 форми 3 за статтею 204-2 КУпАП фактично зазначивши розмір встановленого штрафу.

         Слід відмітити, що більшістю працівниками апаратів судів області для якісного складання звітності за формами 6-8 завчасно ретельно перевірялися картки на осіб, стосовно яких розглянуто кримінальні справи, а тому значно менше виправлень та коригувань було здійснено під час звітування.

Проте, ще мали місце факти невірного відображення інформації занять засуджених (держслужбовці, безробітні, інші заняття) у звітах  деяких судів. Звіт за формою 7 одного із судів області містив інформацію про засудження 15 безробітних. При повторній перевірці було встановлено, що такі особи взагалі відсутні, фактично це були особи, які не працювали та не навчались.        

У звітах деяких судів особи кримінального провадження були відображені у складі організованої групи за формою 7, вироки щодо яких ухвалені та набрали чинності у поточному році, тоді як у звіті  форми 1-1 ці особи  не обліковувались.

Невірне заповнення пункту 12 карток на осіб, стосовно яких розглянуті кримінальні провадження, працівниками деяких судів, призвели до перекручення звітності за формою 6, відобразивши закриття кримінальних проваджень відносно осіб, які скоїли тяжкі злочини, у зв’язку примирення винного з потерпілим, хоча  фактично  справи були закриті на підставі  пункту 7 статті  284 КПК України – відмова потерпілого від обвинувачення.

Деякими  працівниками не дотримувався алгоритм у звітності за формою 10, коли  графа 1 не дорівнювала графі 11 та графа 3- графі 12 рядку 50 розділу 1 (судом ухвалено постанови про накладення адміністративного стягнення). 

Враховуючи вплив достовірності заповнення показників карток на осіб, стосовно яких розглянуто матеріали кримінального провадження, на формування звітності за формами звітів №№ 6-8 та на виконання вимог Спільного наказу Генерального прокурора України та голови Державної судової адміністрації України № 82/108 від 14.08.14р. «Про затвердження Порядку надсилання інформації про осіб у кримінальних провадженнях та електронних копій судових рішень щодо осіб, які вчинили кримінальні провадження» територіальним управлінням у поточному році був проведений аналіз щодо заповнення реквізитів карток на осіб, стосовно яких розглянуто матеріали кримінального провадження загальними судами області, в результаті чого виявлена велика кількість карток не скріплених електронно-цифровим підписом, значний відсоток яких склали картки апеляційної інстанції. Для забезпечення достовірності, повноти бази місцевих судів та наповнення Єдиного державного реєстру досудових розслідувань працівниками сектору були скеровані списки карток, які потребували перевірки, до апеляційного суду.

         Виходячи з проведеного аналізу стану річного статистичного звітування  місцевими судами спостерігається основна причина допущення помилок у звітах окремих судів – неповне та неякісне  відображення інформації в обліково-статистичних картках, не досконалі знання  інструкцій по заповненню форм звітності, методичних рекомендацій. Деякими працівниками судів не враховуються помилки попередніх звітних періодів, які, на жаль, мають тенденцію повторення від одного звітного періоду до  іншого.

Втілення на практиці пред’явлених сьогоденням вимог щодо  впровадження та розповсюдження інформаційних технологій в діяльності суду потребують від співробітників апаратів не тільки фахових знань у галузі юриспруденції, але й належної підготовки до роботи на комп’ютерній техніці.

Протягом звітного періоду проводилася робота по узагальненню проблемних   питань, які виникають під час роботи з  КП «Д-3» у працівників  місцевих судів, та надсилалися  роз’яснення.

З метою удосконалення програмного продукту КП «Д-3» та покращання  організації  електронного діловодства в судах працівниками сектору у звітному періоді були направлені розробнику програми проблемні питання та помилки, які виникали при побудові звітів за 2014 рік в автоматичному режимі, необхідності доопрацювання механізму автоматичного поєднання карток на клопотання, заяву, скаргу з картками кримінального провадження за номером провадження слідчих органів, визначення запасного судді при авторозподілі справи, який був обраний програмою після повернення справи з апеляційної інстанції для продовження розгляду, тощо. Працівники апаратів місцевих загальних судів також самостійно зверталися  до центру технічної підтримки програми із заявками  щодо виявлених порушень.  

          Також створює  незручності у роботі під час звітної кампанії  і те, що шаблони  звітів для автоматичної побудови  не розміщуються розробниками  програми на диску С, в результаті чого користувачі програми змушені самостійно  їх шукати на професійній мережі Феміда чи FTP.

Звичайно, недостатнє знання положень чинного законодавства, відомчих нормативних документів, які регламентують ведення обліково-статистичної роботи та неуважність працівників судів  при внесенні даних до  комп’ютерної програми також  впливає на результати  обліково-статистичної звітності.

Дається взнаки значна плинність кадрів у судовій системі, зокрема головних спеціалістів  з інформаційних технологій, відсутність належним чином підготовлених, ознайомлених з особливостями роботи працівників, які у разі  необхідності  зможуть замінити  тимчасово відсутнього головного  спеціаліста з інформаційних  технологій. Питання пошуку  резервіста  на дану посаду  ускладнюється  вкрай низьким рівнем заробітної плати.

За результатами здійснення  судочинства протягом 2014 року  у січні  проаналізовано організацію та стан обліково-статистичної роботи в судах, аналітична довідка направлена до ДСА України та місцевих судів для вжиття заходів щодо  покращання роботи у цьому напрямку, також розміщені  на веб-порталі «Судова влада».

Здійснено огляд даних щодо стану здійснення правосуддя місцевими загальним судами Херсонської області за 2014 рік, яка розміщена на офіційному веб-сайті.

           Питання  щодо результатів статистичної звітності місцевими  судами та ТУ ДСА  України в Херсонській області  за підсумками роботи  2014 року у березні поточного року  було розглянуто  на колегії  управління, підведені підсумки  проведеної роботи ТУ ДСА України в Херсонській області та місцевих судів при складанні річної статистичної звітності  та запропоновані заходи щодо її удосконалення, а саме: посилення контролю за веденням судової статистики та складанням статистичної звітності в місцевих судах і ТУ ДСА  в автоматичному режимі; продовження практики проведення семінарських  занять  із  підвищення кваліфікації працівників судів з питань  ведення статистичної звітності,  використання програмного забезпечення  «Д-3»,   інших питань, які стосуються    діловодства, статистичної діяльності   та ведення архівної справи в суді; надання консультативної, методичної та практичної   допомоги  працівникам апаратів місцевих судів  у вирішенні  питань,  які виникають під час   роботи з електронною програмою КП «Д-3».

З метою  удосконалення стану обліково-статистичної роботи та інформаційно-технічного забезпечення в рамках реалізації програми створення Єдиної судової інформаційної системи, вважаю за доцільне рекомендувати :

Головам  місцевих судів, керівникам апаратів місцевих судів області:

1. Розглянути аналітичну довідку на оперативній нараді та заслухати керівників апаратів місцевих судів, а також інших відповідальних співробітників про організацію та стан обліково-статистичної роботи за перше півріччя 2015 року.

2. Продовжити роботу щодо удосконалення використання комп’ютерної програми «Д-3».

3. Здійснювати постійний контроль за організацією роботи щодо повноти внесення  інформації до бази даних системи  електронного  судового діловодства КП «Д-3».

4. Планувати і проводити навчання з працівниками  апаратів судів, які займаються питаннями судової статистики, по вивченню Інструкції щодо заповнення і подання форм звітності про  розгляд апеляційними та місцевими (крім господарських) судами судових справ та матеріалів, Методичних рекомендацій щодо заповнення форм звітності про розгляд судами справ, а також процесуального законодавства, знання якого суттєво впливає на якість підготовки звітів. 

          5. Посилити контроль  за веденням  обліково-статистичної  роботи шляхом включення у план роботи суду та проведення перевірок стосовно якості заповнення всіх видів  обліково-статистичних карток на справи.

            6. З метою недопущення створення залишку не введеної інформації у разі звільнення або переміщення співробітників, відповідальних за введення даних до програми «Д-3», забезпечити покладення виконання вказаних обов’язків на іншого співробітника.

          7.  Посилити контроль за своєчасним та правильним заповненням карток на особу, стосовно яких судом розглянуто  матеріали кримінального провадження.

          8. Постійно здійснювати моніторинг  підписання електронним цифровим  підписом  карток на осіб, стосовно  яких судом розглянуто  кримінальне провадження, для забезпечення виконання Спільного  наказу Генеральної прокуратури України та Державної судової адміністрації України № 82/108 від 14 серпня 2014 року.

9. З метою підвищення  загально-професійного рівня  спеціалістів із судової статистики додатково вивчати  положення  Кримінального процесуального, Цивільно-процесуального  кодексів України, Кодексу адміністративного судочинства України.

10. Приділяти  увагу стану ведення  кодифікаційної роботи у суді, вчасно  вносити доповнення та зміни законодавства до   контрольних примірників кодексів України.

          11.  Проводити аналіз даних стану здійснення правосуддя та стан обліково-статистичної роботи, з висвітленням своїх пропозицій щодо покращення організації даної ділянки роботи у суді.

12. Посилити персональну відповідальність керівників апарату суду, які організують ведення обліково-статистичної роботи у суді, та працівників апарату суду за результатами перевірок, які здійснюються у суді, уживати заходів дисциплінарного впливу до працівників апарату судів, винних у порушенні вимог, що пред’являються  до ведення обліково-статистичної роботи.

          Сектору організаційного забезпечення діяльності судів, судової статистики  та інформаційних технологій:

1. Продовжувати періодичне узагальнення повноти та достовірності заповнення карток на осіб, стосовно яких судом розглянуті матеріали кримінального провадження.

2. Проводити  періодичні узагальнення  та систематизування  питань, пов’язаних з некоректною роботою комп’ютерної програми «Д-3, які в подальшому надсилати розробникам програми для відповідного реагування.

        3. За необхідності проводити  стажування  на базі територіального управління для новопризначених працівників, відповідальних за ведення обліково-статистичної  роботи та надавати  консультативну  допомогу  працівникам апаратів  місцевих судів в питаннях, які виникають у процесі освоєння  програми «Д-3».

         4. Продовжити вивчення стану організації ведення електронного діловодства за допомогою  КП «Д-3» в місцевих судах області та надавати практичну допомогу працівникам місцевих судів, відповідальних за складання статистичної звітності з питань організації обліково-статистичної роботи, первинного обліку судових справ і матеріалів, які надійшли до суду та інших питань, що стосуються судової статистики та ведення електронного діловодства.

5. Копію аналізу надіслати  до місцевих судів Херсонської області для обговорення.