Зміни та новели законодавства, які регламентують порядок організації ведення діловодства в місцевих судах області із застосуванням автоматизованої системи документообігу суду «Д-3»

Вже канули у минуле ті часи, коли полиці шафів канцелярій судових установ були перевантажені великою кіпою документів, безліччю журналів, статистичних карток, коли діловодство  велось у паперовому варіанті, а всі документи заповнювались в ручному режимі.

Рішенням Ради суддів України №30 від 26 листопада 2010 року (нова редакція від 02 квітня 2015 року № 25)  було затверджене Положення, яким введено в дію електронне діловодство в місцевих загальних судах з 01 січня 2011 року. Дане Положення визначає порядок функціонування автоматизованої системи документообігу в судах загальної юрисдикції,  яка забезпечує:

-         реєстрацію вхідної та вихідної кореспонденції, в тому числі судових справ, етапів їх руху;  об’єктивний та неупереджений розподіл судових справ між суддями з додержанням принципів випадковості та в хронологічному порядку надходження судових справ, з урахуванням завантаженості кожного судді (збалансованого навантаження);

-         визначення присяжних та народних засідателів для судового розгляду з числа осіб, які внесені до відповідних списків;

-         надання фізичним та юридичним особам інформації про стан розгляду судових справ у випадках, встановлених законом;

-         оприлюднення передбаченої цим Положенням інформації для розміщення на веб-сайтах судів веб-порталу "Судова влада України";

-         виготовлення та збереження оригіналів електронних документів суду;

-         централізоване зберігання оригіналів електронних документів суду та інших процесуальних документів, в тому числі оригіналів електронних судових рішень, виготовлених судом;

-         підготовку та автоматичне формування статистичних даних, узагальнюючих, аналітичних показників, отриманих на підставі внесеної до автоматизованої системи інформації;

-         видачу копій судових рішень, виконавчих документів на підставі наявних у автоматизованій системі даних;

-         автоматичне надсилання засобами електронного зв’язку оригіналів електронних документів суду (в тому числі текстів судових повісток у вигляді SMS-повідомлень) учасникам судового процесу (провадження) за їх заявками;

-         передачу судових справ до електронного архіву.

          Впровадження автоматизованої системи електронного документообігу-  значний крок на шляху забезпечення незалежного від будь-якого впливу, відкритого, ефективного та доступного правосуддя. Використання даної системи сприяє забезпеченню розгляду  справ в найкоротші терміни. Економія часу на розгляд справи починається вже від її реєстрації в канцелярії суду та закінчується отриманням особою виконавчого документу, переглядом судового рішення на веб-порталі «Судова влада».

        Ефективність функціонування електронної системи діловодства та її переваги в порівнянні з веденням діловодства у паперовому вигляді — безперечні. Нині важко переоцінити значення, яке має для місцевих судів функціонування електронної системи діловодства. Це і потужна систему пошуку, за допомогою якої необхідну інформацію можна отримати в потрібному вигляді за лічені хвилини, і формування судової повістки, яка надсилається за допомогою програми на мобільні телефони учасників процесу, і обмін документами між судом та сторонами по справах.

       На виконання вимог закону надається інформація щодо дати надходження судової справи до суду, єдиного унікального номера судової справи, номера провадження (за наявності), прізвища учасників процесу, дати та часу призначення судової справи до розгляду, місця проведення судового засідання, дати розгляду судової справи, а також інформація про надходження апеляційних чи касаційних скарг, заяв про перегляд судових рішень за нововиявленими обставинами, заяв про перегляд судових рішень Верховним Судом України та їх розгляду. Для отримання інформації у суді діє підсистема електронного довідника.

     Видача копії судового рішення здійснюється відповідно до процесуального законодавства і Закону України "Про доступ до судових рішень".

     Виконавчий документ формується в автоматизованій системі та видається (надсилається) відповідно до чинного законодавства в роздрукованому вигляді (шляхом роздрукування оригіналу відповідного електронного документа суду).

      На веб-порталі судової влади України щоденно оприлюднюється така інформація:

      список судових справ, призначених до розгляду (дата та час розгляду судової справи; склад суду; єдиний унікальний номер судової справи; сторони у справі; суть судової справи). У разі, якщо суд розташований в декількох приміщеннях, у списку зазначається адреса приміщення суду. Для місцевих та апеляційних загальних судів додатково зазначається форма судочинства;

      список апеляційних скарг (єдиний унікальний номер судової справи; дата надходження судової справи; сторони у судовій справі; дата надходження апеляційної скарги; дата надсилання судової справи до апеляційного суду). Такий список оприлюднюється на веб-сайтах місцевих судів;

      список автоматично розподілених судових справ (єдиний унікальний номер судової справи; дата надходження судової справи; дата визначення складу суду; склад суду; сторони у судовій справі; суть судової справи);

      інформація щодо стадій розгляду судових справ.

      Списки формуються автоматично на підставі внесеної до автоматизованої системи інформації.

         Таким чином, забезпечується процес оперативності та достовірності отримання громадянами в суді будь-якої інстанції та будь-якої інформації стосовно руху його справи.

З 01 жовтня 2013 року у всіх місцевих та апеляційних загальних судах запроваджено порядок щодо надсилання судами учасникам судового процесу та

кримінального провадження текстів судових повісток у вигляді SMS-повідомлень. Загальні місцеві суди області активно використовують цю функцію, неодноразово потрапляли у ТОП-50 України  по кількості відправлених SMS –повідомлень. Станом на 1 травня поточного року місцевими загальними судами відправлено більше 16 тисяч SMS повісток. Використання цієї функції значно скорочує бюджетні кошти, оскільки SMS –повідомлення значно дешевше, ніж кошти, витрачені на виготовлення судової повістки на паперових носіях.

       Також місцевими судами області широко використовується функція обміну електронними документами між судом та учасниками судового процесу в частині надсилання судом таким учасникам процесуальних документів в електронному вигляді, паралельно з документами у паперовому вигляді, згідно з наказом Державної судової адміністрації України від 31 травня 2013 року № 72 «Про реалізацію проекту щодо обміну електронними документами між судом та учасниками судового процесу» зі змінами внесеними наказом Державної судової адміністрації України від 14 червня 2013 року № 81. У подальшому планується здійснення  обміну без паралельного дублювання на  паперових носіях.

      Для наповнення  бази Єдиного реєстру  досудових розслідувань передбачений  механізм  процедури  міжвідомчого  обміну інформацією щодо осіб у кримінальних провадженнях, надсилання  електронних копій судових рішень з відомостями, які  не можуть бути відкриті для загального доступу, а також  судових рішень за результатами розгляду апеляційних та касаційних скарг у цих кримінальних провадженнях, визначений  Порядком  надсилання інформації про осіб у кримінальних провадженнях та електронних копій судових рішень щодо осіб, які вчинили кримінальні правопорушення, затверджений наказом Генерального прокурора України та Голови Державної судової адміністрації України  від  14.08.2014 року № 82/108. Для того, щоб  інформація щодо особи потрапила до ЄДРДР необхідно в електронній картці  стосовно  неї  проставити дату набрання чинності  та скріпити  електронним підписом судді.

Із впровадженням системи "Діловодство суду" процес підготовки статистичних звітів за всіма видами судочинства  набув нового змісту. Його формування може здійснюватись по суті лише одним працівником, але за умови  вчасного  та правильного  відображення інформації в обліково-статистичних картках всіма відповідальними  особами апарату  судів. Лише  спільне відповідальне ставлення  всіх працівників апаратів судів може  стати запорукою  достовірних статистичних звітів.

        Автоматизована система "Діловодство суду" самостійно сортує статистичні картки та відносить інформацію, яка в них міститься, в різні графи та розділи форми статистичного звіту. Вона самостійно обирає необхідні параметри, за якими конкретна статистична картка займе місце в конкретній клітинці форми статистичного звіту.

  Територіальним управлінням здійснюється зведення статистичної звітності  за всіма видами судочинства, проводиться її перевірка на предмет відповідності інформації в звітах з вимогами нормативних  актів, логічних помилок та неточностей. Після цього  звіти надсилаються до Державної судової адміністрації України для зведення по Україні.