Аналітична довідка про результати ведення електронного діловодства

У сучасному світі усі без винятку установи стикаються з необхідністю обробки колосального обсягу інформації. Значний обсяг цієї інформації складають різноманітні документи. Діяльність по створенню документів, контролю за їх відповідністю нормативно-правовим актам, забезпеченню видання, зберігання, збереженню відомостей, що в них містяться, називається діловодством.

Заради зменшення паперового діловодства у судовій системі та необхідності введення однотипної інформації вручну, автоматизації процесів створення документів та якісного наповнення обліково-статистичних карток, протоколювання та ведення звукозапису судового процесу, створення звітності про стан розгляду справ, а також задля доступу до інформації по справам відповідних учасників процесів та своєчасного інформування про судові справи, що стосуються їх інтересів, була запроваджена автоматизована система докуметообігу суду.

Відповідно до Закону України «Про судоустрій і статус суддів» від 07.07.2010 року з 1 січня 2011 року у всіх судах України повинна була розпочати свою роботу автоматизована система документообігу суду, яка мала назву комп’ютерна програма «Документообіг загальних судів» (далі – КП «ДЗС»).

Впровадження нової програми для судів області розпочалося поетапно, відповідно до встановлених графіків, з червня 2010 року. У кожному суді наказами голови суду були призначені відповідальні працівники за впровадження системи електронного докуметообігу. Під час встановлення програми представниками Державного підприємства «Інформаційні судові системи» (далі – ДП «ІСС») проводились ознайомчі навчання із працівниками судів області щодо можливостей програми та порядку роботи у ній. Однак, ознайомчі навчання носили формальний характер, а тому працівники апаратів судів області належної уваги вивченню програми до її офіційного запровадження не приділяли, так як до цього повинні були виконувати свої безпосередні службові обов’язки.

За допомогою КП «ДЗС» значно полегшилася робота працівників суду, відповідальних за прийом громадян, бо програма має потужну систему пошуку, за допомогою якої необхідну інформацію можна отримати в потрібному вигляді за лічені хвилини. Таким чином забезпечується процес оперативності та достовірності отримання громадянами в суді будь-якої інформації стосовно руху по їх справі. Також завдяки можливості виготовляти та зберігати у базі даних документи, що готові до друку, громадяни мають можливість отримати копії відповідних документів шляхом їх роздрукування з програми та після засвідчення належним чином.

Особливе невдоволення суддів та працівників судів отримала необхідність роботи із шаблонами документів у програмі. Cтворені у програмі шаблони документів, по-перше, не відповідають вимогам процесуального законодавства, по-друге, не мають можливості бути згруповані на документи певного судді, які не повинні бачити та використовувати інші судді, по-третє, не завжди мають працюючі зв’язки, за допомогою яких інформація зазначена в шаблоні документу, потрапляє до відповідного поля ОСК, і навпаки. У зв’язку з вищевикладеним, більшість користувачів програми відмовилася працювати з шаблонами документів безпосередньо у програмі. Ті ж користувачі, які налаштували шаблони та зв’язки нарікають на повільну роботу програми під час користування шаблонами, що значно ускладнює процес освоєння програми.

Наприкінці звітних періодів, користувачам системи у яких були вірно заповнені ОСК так і не вдалося сформувати звіти в автоматичному режимі. Звіти, які підраховувала програма, не відповідали дійсності. Можливості переглянути які саме справи потрапили до тієї чи іншої комірки програми не було можливості. Працівники апаратів судів, відповідальні за складання звітності, намагалися відібрати відповідну інформацію за допомогою фільтрів. Процедура побудови фільтрів виявилася занадто важкою для пересічного користувача. По-перше, назви пунктів ОСК не завжди відповідають назві умови, за якою здійснюється пошук. По-друге, створені фільтри є занадто громіздкими, так як включають у себе багато умов, що призводить до плутанини під час їх створення. 

У територіальному управлінні значні незручності були викликані й через те, що в програмі так і не налаштовано реплікацію даних. Лише із версії 2.27 КП «ДЗС», яка вийшла 1 липня 2011 року, додано можливість ручного експорту – імпорту справ та документів на зовнішні носії. Протягом липня місяця працівникам територіального управління довелось приймати та імпортувати не лише шаблони статистичних звітів, а й картки на особу, стосовно яких судом розглянуто кримінальні справи (далі - КО). Під час імпорту КО програма тричі видавала помилку «ROLLBACK_CRASH», що призводило до неможливості роботи у програмі. Також при імпорті КО із Каховського та Дніпровського судів, програма повідомляла про помилку, яка була усунута тільки завдяки скрипту, який встановлювався працівниками технічної підтримки ДП «ІСС».

Нелегким був і залишається процес виправлення помилок, які допускалися судами при заповненні КО. Після виявлення помилки, працівники територіального управління повідомляли про них відповідальних працівників судів. Вищезазначені працівники виправляли недоліки у програмі, формували посилки з картками та надсилали їх каналами електронної пошти. Після чого працівники територіального управління знову імпортували посилки до програми. Перезапис КО, які надходили після виправлення, не завжди проходив вдало. Інколи доводилося проводити імпорт повторно, тільки після цього у програмі з’являлися зміни. Без вирішення залишилось питання щодо перезапису даних у тих КО, де в певних пунктах була наявною інформація, а після виправлення КО, поле повинно бути пустим. Такі КО так і не змінюються у програмі, що призводить до невірного відображення даних у звітності.

З метою оперативного вирішення проблем та недоліків, які наявні у програмі, надання рекомендацій, роз’яснення щодо роботи у програмі, за допомогою ДП «ІСС» створено та діє форум працівників судів (http://forum.ics.gov.ua/),  на якому всі бажаючі користувачі програми мають змогу задати питання, що їх цікавлять, та отримати кваліфіковану відповідь працівників технічної підтримки ДП «ІСС»,  а також користувачів форуму. Однак, значна частка помилок, яка виствітлюється на форумі користувачами програми вирішується за допомогою порад таких же користувачів. На жаль, гірше, інколи через великі проміжки часу, надаються пояснення від працівників технічної підтримки. Деякі питання так і залишаються поза увагою.

Протягом 2011 року розробниками було випущено більше 15 версій. Однак кожна наступна версія, вирішуючи одну проблему, створювала іншу.

За звітний період територіальним управлінням підготовлено та направлено до судів області 13 методичних рекомендацій щодо різних напрямків роботи у програмі, надано близько 50 рекомендацій та відповідей на питання, які виникали у судів області щодо роботи у програмі, помилок в ній та т. ін. За результатами опитування судів області щодо необхідності роз'яснення функцій програми та необхідності її вдосконалення, до Державної судової адміністрації України та ДП «ІСС» надіслано 4 офіційні листи. З метою надання допомоги при складанні звітності за перше півріччя 2011 року спеціалістами територіального управління створено, опрацьовано та надіслано до судів області 12 листів із фільтрами, які сортують справи за розділами відповідних звітів. За звітний період проведено 15 стажувань із 41 працівником судів області.

Враховуючи вищевикладене, зазначимо, що застосування автоматизованої системи документообігу суду не супроводжується структурною перебудовою роботи з документацією, що істотно знижує ефект від застосування навіть самих багатофункціональних спеціалізованих програмних комплексів. Невідповідність інструкцій, які використовуються працівниками судів реаліям сьогодення, призводить до продовження ведення паперового документообігу, від якого намагалися відійти (це насамперед, роздрукування різноманітних журналів, обліково-статистичних карток, алфавітних покажчиків по справам).

Значний дискомфорт у освоєнні та використанні програми пов’язаний із недосконалістю версій програмного продукту, які надходять до використання у суди. Під час роботи у користувачів нерідко виникають різноманітні помилки, які призводять до неможливості роботи у програмі. Ситуація ускладнюється ще й тим, що для роботи з новою версією програми потрібне додаткове навчання працівників суду, а належний інструктивний матеріал у роботі з програмою майже відсутній. Також однією з найважливіших проблем була і залишається недостатня забезпеченість судів області комп’ютерною технікою, що значно уповільнює використання програми у повному обсязі.

Неабиякі незручності у використанні програми викликає неможливість повноцінної підготовки статистичних даних та формуванню звітності у автоматичному режимі, відсутність належна перевірки умов логічного контролю на правильність заповнення ОСК.

На жаль, проблеми в освоєнні програми, використанні її можливостей, налагодженню роботи у ній, залежить не тільки від самої програми, а і від користувачів. Дається взнаки значна плинність кадрів у судовій системі, зокрема головних спеціалістів з інформаційних технологій. Відсутність належним чином підготовлених, ознайомлених із особливостями роботи та навчених працівників, які у разі необхідності зможуть замінити тимчасово відсутнього користувача. Особливо це питання стосується заміщення головних спеціалістів з інформаційних технологій. Не всі керівники апарату судів приділяють належну увагу у питаннях пошуку резервіста, його підготовки до роботи, навчанню.

Разом з тим, завдяки автоматизації документообігу судів за допомогою комп'ютерних програм працівники судів мають змогу використовувати у роботі інформацію наявну у базі даних.  Оскільки будь-яка дія у програмі (починаючи від обліку первинного документу до виготовлення готового рішення) підтверджується списком подій в електронному вигляді, то працівник судової установи може надати учаснику процесу необхідну достовірну інформацію про рух його справи, що значно спрощує та прискорює процес пошуку.

Позитивним надбанням є централізоване зберігання текстів судових рішень, ухвал та інших процесуальних документів, що використовуються в діяльності суду.

Крім того, працівники апарату суду, особливо секретарі, з початком роботи у програмі значно зменшили введення однотипної інформації вручну, що на порядок скоротило витрати робочого часу та призвело до зниження кількості технічних помилок при внесенні первинної інформації. Адже одного разу введена інформація дозволяє формувати різноманітні документи, використовуючи внесені до програми дані.

Важливо відмітити, що головним органом, що забезпечує захист гарантованих Конституцією та Законами України прав і свобод людини і громадянина, їх законних інтересів, є суд. Запровадження автоматизації розподілу справ між суддями зміцнює впевненість учасників процесу в доступності правосуддя, незалежності та неупередженості суду, і саме головне - об’єктивності суду, так як сам принцип авторозподілу виключає можливість призначення справи «потрібному» судді.