Виконання вимог Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах працівниками апаратів місцевих судів Херсонської області

На виконання пункту 9  Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах, затвердженої наказом ДСА України № 814 від 20.08.2020 місцевими судами  Херсонської області протягом  поточного року здійснені перевірки стану діловодства.

У відповідності з вимогами зазначеного пункту Інструкції перевірка здійснюється у підрозділах апаратів судів та подається на розгляд керівникам апаратів  судів  для прийняття відповідного рішення щодо вдосконалення роботи з документами. На виконання  вимог Інструкції копії довідок  щодо перевірок  стану діловодства в місцевих судах були  надіслані  в електронному  вигляді до територіального управління Державної судової адміністрації України в Херсонській області.

За наявною в довідках  інформацією перевіркою була охоплена діяльність  за напрямками:

• загальна організація ведення діловодства у судах;
• ведення обліково-статистичних карток та організації статистичної звітності у судах;
• стан ведення діловодства в архівах судів;
• здійснення контролю за виконанням документів та строків виконання.

Приділялась увага питанням здійснення повторних  автоматичних  розподілів справ у зв’язку із  некоректним внесенням відомостей, дотримання термінів спрямування  судових рішень до ЄДРСР, проставлення дати набрання чинності.

Здійснювався аналіз  роботи з кадрового діловодства у судах, зі зверненнями громадян, запитами на отримання  публічної інформації, вивчалося питання дотримання термінів надання відповідей на порушені питання.

Згідно з наданою в довідках інформацією, суттєвих порушень вимог Інструкції працівниками апаратів місцевих судів області не виявлено. Однак, мали місце  факти невчасної передачі відповідальними особами  справ до архіву суду, секретарями судових засідань - справ після розгляду суддею  до канцелярії суду.

В ході здійснення перевірок було акцентовано відповідальним працівникам апаратів судів  на дотриманні  термінів направлення копій процесуальних документів учасникам судових процесів,  порядку звернення до виконання судових наказів та рішень суду, повноти заповнення обліково-статистичних карток, покращання кадрового діловодства в частині роботи із системою  «Кадри-WEB», повноти ведення журналу обліку речових доказів та приведення номенклатури справ суду у відповідність у зв’язку із втратою актуальності деяких номенклатурних справ.